خطوات إجراء جلسات تدريبية فعالة
نستكمل فيما يلي الخطوات اللازمة لإعداد الجلسات التدريبية التي بدأناها في الجزء الأول:
4. إنشاء جدول الأعمال
يلي وضع أهداف التعلم وإعداد إطار العمل، وتجهيز المقدمة إنشاء جدول الأعمال، وإضافة النشاطات المناسبة لكل قسم منه.
تُستخدَم أنواع مختلفة من النشاطات في حال اعتماد نموذج "دورة تعلم كولب" مثل البدء بتمرين عملي، ثم الانتقال إلى الحوار المنظَّم من خلال إشراك الجميع في طرح الأسئلة وتقديم الاقتراحات أو مناقشة الأفكار في مجموعات صغيرة، يلي ذلك شرح المدرب لأهم النقاط وتقديم النماذج والمعلومات، وأخيراً، يُنصَح باستخدام دراسات الحالة والمحاكاة في التجارب النشطة.
ينبغي تجنب الإكثار من النشاطات خلال الجلسات التدريبية، نظراً لضيق الوقت المتاح، ولأنَّ التركيز على إتقان تمرين واحد أفضل من إجراء عدة نشاطات لا توضَّح تطبيقاتها ضمن الوقت المتوفر، فجوهر التدريب يكمن في تمكين المشاركين من اكتساب المهارات اللازمة لأداء المهام بأنفسهم، ولكن يشتكي بعضهم من عدم توافق مواد التدريب مع احتياجاتهم ومسؤولياتهم في مكان العمل.
ويُوصى بتطبيق نشاطات تركز على ما يحتاجون إليه، مع إتاحة الفرصة لاستيعاب المعلومة وتحليلها، وإثراء النقاش الجماعي، وتطبيق المهارات بعملية، فضلاً عن تمكين المشاركين من التفاعل المباشر مع الأدوات والعمليات ذات الصلة بسياقهم الوظيفي، مما يُرسِّخ المعلومات المكتسبة.
ذكرنا في الجزء الأول من المقال مثالين عن أهداف التعلم: تمكين المشاركين من التمييز بين عدة مفاهيم، وتطبيق إجراء معيَّن على أرض الواقع، ويقتضي تحقيق هذين الهدفين، وترسيخ المعلومات لوقت طويل توفير الوقت والمجال للمتدربين لتوضيح وشرح هذه المفاهيم لأقرانهم، وكذلك تنفيذ العملية بأنفسهم، بدلاً من الجلوس والاستماع إلى شرح المدرب فقط.
5. استخدام عدة أساليب تعلم
يستخدم المدربون أحياناً أساليب تناسب أنماط تعلمهم الشخصية، غير أنَّ هذه الممارسة قد لا تلائم بالضرورة كافة أنماط التعلُّم لدى المتدربين؛ إذ تتباين تفضيلاتهم بين مَن يُؤْثِرُ المحتوى المرئي أو السمعي، ومن يجدون في الأساليب الحركية أو التفكير التأملي طريقة أفضل لفهم المعلومات، بالتالي يجب أن يراعي برنامج الجلسة تنوع أنماط التعلم، ويوفر مجالاً لمشاركة الجميع.
يجب إتاحة ما يكفي من الوقت في الجلسات للتفكير الفردي والمناقشة مع الآخرين والتطبيق العملي، وإضافة عناصر إبداعية، مثل استخدام التفكير البصري أو الفن أو حتى الموسيقى، ويمكن أيضاً تشجيع المشاركين على اختيار الأسلوب الذي يناسبهم من خلال تقديم طرائق مختلفة للتفاعل مع المادة.
تُعد اختلافات أنماط التعلم إحدى مظاهر تنوع المشاركين؛ لذا يجب أن تكون النشاطات المختارة واضحة وسهلة الفهم للجميع، لا سيما الذين يعانون من حالات صحية مميزة.
لن يعرف المدرب احتياجات جميع المشاركين مسبقاً أو حتى يلاحظها في الجلسات؛ لذا ينبغي عليه مراعاة وضع الجميع، وتقديم التسهيلات لذوي الاحتياجات الخاصة، وتحضير نشاطات شاملة تناسب مختلف المشاركين.
يجب توظيف الإبداع وعنصر المفاجأة في الجلسات، مثل استخدام العناصر الملونة والألعاب والموسيقى والملصقات، ومن الطرائق الشائعة أيضاً للابتكار في الجلسات هي تغيير ترتيب مقاعد الجلوس، وتخصيص مساحات للتفكير الفردي والمناقشات مع الآخرين والتطبيق العملي.
6. تحديد طريقة إنهاء الجلسة والمتابعة مع المتدربين
فكِّرْ جيداً بعد الانتهاء من إضافة الأفكار والتفاصيل إلى جدول الأعمال في كيفية توزيعها ضمن الإطار الزمني المتاح، وفي حال واجهت ضيقاً في الوقت، تجنَّب اختصار المحتوى أو إلغاء فترات الاستراحة أو حذف الأجزاء التمهيدية والختامية؛ لأنَّها ضرورية لضمان سلاسة الجلسات، واستيعاب المشاركين.
عُدْ إلى أهداف التعلُّم، وقيِّمْ النشاطات المُخطَّطة بناءً عليها، فقد يكون من الأفضل إلغاء بعض النشاطات الثانوية التي لا تحقق مباشرة تلك الأهداف.
اخرُج عن الجدول الزمني للجلسة في حال استغرقت النشاطات وقتاً أكثر أو أقل من المتوقع، وتأكَّد من الانتهاء في الوقت المحدد، وخصِّصْ قرابة 30 دقيقة في نهاية الجلسات لختامها وتلقي التغذية الراجعة.
فيما يأتي 3 عناصر هامة لإنهاء جلسة التدريب بنجاح:
- توضيح الخطوات التالية: تكون خطط عمل شخصية، أو مواعيد قادم الدروس، أو معلومات حول تقديم شهادات حضور في يوم محدد.
- تقديم كلمة ختامية أو ممارسة عادة بسيطة: لتبقى الجلسة في أذهان المتدربين بعد اكتمالها، فقد يطلب المدرب من المشاركين مثلاً إلغاء كتم صوت الميكروفونات إذا كانت الجلسة من خلال الإنترنت، أو يودِّعهم بلغتهم في حال كانوا من خلفيات مختلفة، أو يمكن الإشارة إلى أي نشاط بُدِئَت الجلسة به.
- إتاحة الوقت للمشاركين لتقديم التغذية الراجعة: يُنصَح بأن يتم ذلك بطريقتين على الأقل كي يُقدِّم المتدربون آراءهم علناً، سواء شخصياً أم دون الكشف عن هويتهم، بالتالي يُشجَّعون على تقديم النقد من خلال وضع ملصقات على الباب تطلب من المشاركين ترك تعليق عليها قبل المغادرة، أو إرسال استبيان بعد انتهاء التدريب بوقت قصير.
يستمر التعلم والتطوير من خلال اعتماد التقييم والتغذية الراجعة الدورية في خطط التدريب؛ إذ يُحقق هذا النهج فعالية وتأثير كبير في برامج التدريب القادمة كونها تُبنى على ملاحظات المشاركين وتجاربهم، وبهذه الطريقة، يحصل أعضاء الفريق على تجربة تدريب مفيدة، وهادفة، وممتعة.
التقييمات الذاتية ضرورية لتطوير أداء المدرب، وهي تتطلب تدوين ملاحظات عن سير الجلسة، وتحديد الجوانب التي نجحت، وتلك التي تحتاج إلى تحسين.
7. إعداد المواد التدريبية
تقتضي هذه الخطوة تحضير العروض التقديمية، والتمرينات، ومواد التدريب الأخرى اللازمة، وفيما يأتي 8 خطوات لـ إعداد المواد التدريبية:
- التركيز على العناصر المرئية: استخدام الصور والرسومات والمخططات والرسوم البيانية لتعزيز فعالية المحتوى، فتساعد هذه الوسائل على تحسين عملية التعلم، لكن يجب أن تكون متنوعة، ومناسبة لأهداف التدريب واحتياجات المشاركين.
- التقليل من استخدام النصوص: استخدام التعداد النقطي والعنوانات الرئيسة بدلاً من الفقرات الطويلة في العروض التقديمية والكتيبات؛ لأنَّ الشروحات والنشاطات الشفهية أهم من النصوص المكتوبة، وإنَّ النصوص في العروض التقديمية المرئية هي تذكير للمدربين بالأفكار الرئيسة، ونقاط مرجعية للمتدربين.
- استخدام أمثلة واقعية: مشاركة قصص ودراسات حالة وسيناريوهات من تجارب وبيئات العمل، من أجل توضيح التطبيقات العملية للمفاهيم النظرية، ويمكن أيضاً تقديم مصادر للقراءة أو البحث للمتدربين الذين يرغبون بإثراء معلوماتهم فيما بعد.
- استخدام الفيديو عند الضرورة: يُعَد محتوى الفيديو طريقة رائعة لإثراء المواد التدريبية وتعزيز فعالية التجربة، ومنح المدرب فرصة ليرتاح قليلاً، ويضبط أموره.
- الاستعانة بالمراجع: يُبحَث عن المصادر والمراجع والمواد المناسبة، ويُعاد استخدامها أو تعديلها إن أمكن، وإنَّ إنشاء برنامج تدريبي مهمة شاقة؛ لذا يجب الاستعانة بخبراء التدريب.
- توفير دفاتر التمرينات وأوراق العمل: في حال كان موضوع التدريب معقداً، قدِّم للمشاركين مصادر إضافية تساعدهم على استيعاب المعلومات بعد الجلسة، مثل دفاتر التمرينات التي تحتوي على أمثلة، ورسوم بيانية وقوائم مراجعة مفيدة، وأفسح لهم المجال لتدوين الملاحظات.
- استخدام أسلوب تفاعلي في العروض التقديمية: لا تقرأ الشرائح؛ بل ناقِشْ المحاور الرئيسة، وقدِّم الأمثلة، واطرح الأسئلة، وشارِكْ القصص، واطلب من المتدربين التفاعل والمشاركة في النقاش.
- الممارسة والاستعداد: أتقِنْ كافة تفاصيل المحتوى، وتدرَّب على إلقاء العرض التقديمي، وحضِّر النشاطات والنقاشات لتقديمها بسلاسة.
تعزز المواد التفاعلية جودة جلسات التدريب؛ إذ تُثري دفاتر التمرينات، والعروض التقديمية، والنقاشات عملية التعلم حتى بعد انتهاء الجلسات، مما يحسِّن الأداء.
8. مشاركة خطة جلسات التدريب
شارِكْ خطة جلسات التدريب مع الزملاء والعملاء، واطلب منهم تغذيتهم الراجعة، فيطَّلِع العملاء على الخطة في أبكر وقت ممكن، وغالباً ما تُناقَشْ تفاصيل الخطة لتوضيح الأهداف واحتياجات المتدربين.
المدرب مسؤول عن إعلام العملاء، والزملاء، وأصحاب المصلحة بمخطط التدريب وآلية تطبيقه على أرض الواقع.
يُشارَكْ ملخص عن جلسات التدريب مع المشاركين من خلال رسالة ترحيب بالبريد الإلكتروني، كما يمكن مشاركة جدول زمني مفصَّل مع العملاء يتضمن المواد والملاحظات العملية، إلى جانب الاحتفاظ بخطة مفصلة للجلسات تتضمن الملاحظات والنصوص اللازمة، ويمكن طباعة جميع هذه الملفات أو عرضها من خلال الإنترنت.
في الختام
يقدِّم التخطيط والإعداد جلسات تدريب تحفز أعضاء الفريق، وتثري معلوماتهم وتحسن مهاراتهم وأدائهم؛ إذ تقيِّم الخطوات الثمانية الواردة في جزأي المقال احتياجات الفريق، وتضع أهدافاً واضحة، وتطبِّق إجراءات فعالة لتدريب الكبار، وتُنشِئ محتوى تفاعلياً، وتعتمد آليات للتحسين المستمر، مما يعزز ثقة المدرب في قدراته وشغفه بالموضوعات لتقديم تجربة تعلم تثير تفاعل المشاركين.
يتطلب التخطيط للدورات التدريبية الجهد والوقت، إلا أنَّ تقدم الفريق وتحسن أدائه يستحق الاستثمار. استخدِم هذه المعلومات لتخطيط الجلسات المستقبلية، وتقديم تجربة مؤثرة تلهم الموظفين لبلوغ أقصى إمكاناتهم.
أضف تعليقاً