طرق إنشاء مواد تدريبية تجذب المتدربين

في السنوات الماضية، قدَّمت أقسام الموارد البشرية للموظفين مواد تدريبيةً احتاج تصميمها باستخدام برنامج "مايكروسوفت وورد" (Microsoft Word) جهداً كبيراً، وكانت النتيجة كُتيِّباتٍ مملَّةً ومحشوَّةً بالكلام، وبالنسبة إلى الجزء الأكبر منها، لم ينظر إليها الموظفون مرةً أخرى بعد انتهاء التدريب؛ فلا يمكن تذكر المواد التدريبية المُملة، وهي لا تساعد الموظفين على تحسين أدائهم.

دعونا نلقي نظرة في هذا المقال على طرائق إنشاء مواد تدريبية تساعد الموظفين على الاندماج باستخدام المؤثرات البصرية، فيمكنك بعد ذلك تعديل وثائق التدريب تعديلاً خاصَّاً باستخدام نماذج تدريب سهلة التعديل ومحرر بسيط عبر الإنترنت.

لماذا تُعَدُّ المواد التدريبية هامة؟

سواء ضمَّت شركتك موظفين اثنين أم آلاف الموظفين، فإنَّ المواد التدريبية هي مورد لا يُقدَّر بثمن، وتحتاج المؤسسات إلى محتوى تدريبي من جميع الأنواع، مثل مواد تدريبية لتطوير القيادات، ومواد تدريبية لقسم خدمة العملاء لتعليم مهارات التواصل عبر الهاتف، حتى مواد تدريبية للمدربين.

وتُعَدُّ المواد التدريبية هامة لـ:

1. اعتماد أفضل الممارسات:

يُعَدُّ تحقيق الاتساق في العمليات والإجراءات أمراً ضرورياً لمساعدة الشركات على توسيع نطاق عملها، وستساعد المواد التدريبية الخاصة بك على تحديد أفضل الممارسات لمؤسستك.

2. تحديد الأدوار والمسؤوليات:

يمكن أن تساعد المواد التدريبية الخاصة بك فريقك على فهم عملهم وما هو المتوقع منهم، ولأنَّك أسسَّت المواد التدريبية الخاصة بك بوصفها مصدراً وحيداً وموثوقاً للأدوار والمسؤوليات، يمكنك أنت والفريق الرجوع إلى هذا المصدر عند الحاجة.

3. أداء أفضل للموظفين:

لا يمكنك أن تتوقع من الموظفين تحقيق هدف لم تحدده لهم؛ إذ تُعَدُّ المواد التدريبية الخاصة بك خياراً جيداً لتحديد شكل الأداء المثالي، بالإضافة إلى توضيح طرائق التطوير المهني.

4. تحسين الامتثال:

بالإضافة إلى الإجراءات والممارسات، تخضع المنظمات أيضاً للقواعد؛ إذ يؤدي توضيح قواعد المنظمة وقوانينها إلى وضع توقعات عن مدى الامتثال وتحديد العواقب المحتملة لتجاهل هذه القواعد.

ما الذي تتضمنه المواد التدريبية؟

يمكن أن تشمل المواد التدريبية لمؤسستك كل شيء من الكتيبات الإرشادية إلى الأدوات المساعدة على العمل.

فيما يأتي بعض مواد التدريب الأكثر شيوعاً التي قد تستخدمها لمؤسستك:

• العروض التقديمية: تتضمن الرسومات البيانية والنصوص لتقديم المعلومات، كما تستطيع استخدام برنامج "باوربوينت" (PowerPoint)، أو غيره من الأدوات التي توفر نماذج لعروض تقديمية رائعة يسهل تعديلها تعديلاً خاصَّاً يلائم مؤسستك.
• قوائم التحقق: تُستخدَم القوائم لتنظيم مجموعات المعلومات، من قائمة التحقق من المهام إلى دليل أرقام الهواتف، ويمكنك جعلها جذابة وتثبيتها على الحائط.
• أوراق العمل أو دليل العمل: يمكن أن تخدم أحد غرضين، إما جمع المعلومات أو المساعدة في إجراء الحسابات.
• النشرات.
• التمرينات والنشاطات.
• وثائق الإجراءات: توفر تفسيرات متسلسلة لطريقة أداء المهام والوظائف المتعلقة بالعمل؛ ولهذا السبب، اجعلها جميلة وعملية حتى يستخدمها موظفوك في المستقبل.
• مخطط الدورة الخاص بالمدرب.
• مخطط الدورة.
• النماذج والتقييمات الذاتية.

إعداد المواد التدريبية:

تُعَدُّ كتابة المواد التدريبية الفعَّالة بمنزلة علم بقدر ما هي فن، ولمعرفة طريقة تقديم المعلومات بفاعلية، يجب عليك أن تعرف طريقة جذب انتباه المتدربين ومنحهم معلومات يسهل فهمها وتذكُّرها.

نصائح لتجهيز المواد التدريبية:

فيما يأتي بعض أفضل النصائح عن طريقة إعداد المواد التدريبية التي تحقق نتائج فعليةً:

1. حدِّد جمهورك واكتب لهم:

من هم الأشخاص الذين تعتقد أنَّك ستتحدث معهم؟ لا تتأمل التواصل بفاعلية دون فهم جمهورك.

2. استخدِم لغة يسهل فهمها:

أفضل ممارسة هي كتابة المواد التدريبية الخاصة بك بطريقة سهلة يفهمها الجميع مهما كانت مستوياتهم، فلا تفرط في استخدام الكلمات الصعبة؛ إذ يعرف منشئو المحتوى التدريبي الأكثر حكمةً أنَّ الهدف هو تقديم المعلومات وليس إبهار الآخرين.

3. اجعل عرضك قصيراً:

حسِّن عرضك التقديمي من خلال إبقائه قصيراً ومؤثراً من الناحية البصرية؛ إذ يؤدي وجود الكثير من الكلمات في الشرائح إلى إضعاف رسالتك، فركز على أهم الأمور وتخلَّص من الباقي.

4. قسِّم المواد التدريبية:

عندما يكون لديك كمية كبيرة من المعلومات لمشاركتها، قسِّمها إلى أجزاء صغيرة باستخدام العناوين والرسومات البيانية لتقديم المعلومات بوضوح وسلاسة.

5. دقِّق العرض واقرأه وشاركه:

تأكد من مراجعة العرض التقديمي بعناية من أجل التدقيق الإملائي والنحوي؛ إذ سيخبرك العديد من المدربين أنَّ وجود خطأ مطبعي في العرض التقديمي سيكون الشيء الوحيد الذي ينتبه إليه المتدربون؛ لذلك لا تضع نفسك في هذا الموقف.

أسئلة وأجوبة عن المواد التدريبية:

1. كيف يمكنني تصميم مواد تدريبية فعَّالة؟

فيما يأتي بعض النصائح لمساعدتك على تصميم مواد تدريبية أكثر فاعليةً:

● أخبر بعض القصص:

القصص هي وسيلة لجعل تدريبك جذاباً وممتعاً من خلال أسر خيال المتدربين؛ إذ يُصدِّق المتدربون القصص الواقعية، فهم لن يستثمروا في التدريب فحسب؛ وإنَّما سيتذكرونه أيضاً.

● لا تتحدث باستخفاف مع المتدربين:

افهم ما يعرفه المتدربون عن الموضوع وحاورهم، فإذا أسأت الحكم عليهم، ستظهر كأنَّك شخص متعالٍ، ولن تكون تلك نظرة جيدة عنك.

● لا تشرح أموراً لا يحتاج المتدربون إلى معرفتها:

لا تدرج في موادك التدريبية أموراً لا داعي لوجودها، فوضِّح خيارات التصميم الخاصة بك للتأكد من أنَّ ما تقدمه ملائم وضروري.

● لا تستخدم المصطلحات غير المألوفة:

حاول ألا تستخدم المصطلحات التي قد تكون غير مألوفة لبعض المتدربين، فاطلب من أحد الأقران غير المطلعين على الوظيفة قراءة موادك؛ إذ يمكنه مساعدتك على تحديد المصطلحات غير الواضحة.

● أضف المصطلحات إذا كنت تشعر أنَّ إضافتها أمر ضروري، بحيث يفهمها المتدربون:

في كلتا الحالتين، يجب أن تستمر في استخدام نفس اللغة ونفس المصطلحات في جميع مواد التدريب الخاصة بك، وسيساعدك هذا على إنشاء لغة مشتركة.

2. كيف يمكنني تصميم مواد تدريبية تجذب المتدربين؟

بينما يجب أن تعرف جمهورك المستهدف، لن يضرك إضافة القليل من حس الفكاهة، فقد يساعدك ذلك أحياناً، فكن واقعياً بشأن الطريقة التي يمكنك أن تكون فيها مرحاً، ثم العودة إلى مسار العمل؛ إذ يمكنك إلقاء مزحة أو اثنتين عن إحدى المشكلات المتعلقة بمجال عملك.

في الختام:

قدِّم مواد تدريبيَّةً مفيدة؛ إذ لا يملك المتعلمون البالغون وقتاً يضيعونه في تعلُّم أمور لن يستخدموها؛ ولهذا السبب، ابحث عن وسائل لتعزيز الطرائق التي سيستخدمون بها ما تعلموه في العالم الحقيقي.

ليس شرطاً أن تكون مصمماً حتى تستطيع تصميم مواد تدريبية تساعد على الاندماج وتكون ذات تأثير في مؤسستك، فمن خلال الاطلاع على بعض المراجع والنماذج الذكية، يمكنك أن تصبح مُنشئ محتوى تدريبي رائعاً بسرعة.