15 مهارة أساسية في برامج تدريب المدراء الجدد (الجزء الثاني)

تعرفنا في الجزء الأول من هذا المقال أهمية تدريب المديرين الجدد للشركات وفوائد تدريب المديرين الجدد، والمهارات اللازمة التي يحتاجها المدراء الجدد للنجاح في مهمتهم هذه، سنتابع في هذا الجزء الصعوبات التي يتعرض لها المدراء الجدد، وكيف يمكن تصميم برنامج تدريبي ناجح لتدريب المديرين الجدد، وفي نهاية المقال سنقدم لكم بعض المصادر الإضافية التي سيحتاجها المدراء الجدد للنجاح في عملهم.

الصعوبات التي يتعرض لها المدير الجديد:

فيما يأتي 3 صعوبات شائعة قد يتعرض لها المدير الجديد:

1. صعوبات في تفويض المهام:

قد يواجه المدير الجديد صعوبة في توزيع المهام بين الموظفين؛ إذ يصعب على عدد كبير من المديرين الجدد تفويض المهام بسبب خوفهم من فقدان القدرة على ضبط سير العمل، أو عدم ثقتهم بقدرة أعضاء الفريق على تأدية المهمة بالفاعلية المطلوبة.

2. إدارة الزملاء السابقين:

قد يواجه المدير الجديد صعوبة في الانتقال من علاقة الزمالة إلى الإدارة عند التعامل مع زملائه السابقين، وقد لا يكون المدير معتاداً على هذه التحولات في العلاقات، ولم يسبق لأيٍّ من زملائه السابقين أن تسلَّموا منصباً قيادياً حتى يعرف كيف يتعامل مع الوضع.

3. إدارة النزاعات:

يواجه عدد من المديرين الجدد صعوبة في إدارة النزاعات بسبب عجزهم عن الفصل بين مشاعرهم والحقائق والمعطيات المتوفرة.

تصميم برنامج ناجح لتدريب المديرين الجدد:

يقع على عاتق المدير كثير من المسؤوليات والالتزامات، لهذا السبب يجب الحرص على إعداد برنامج تدريب شامل لتأهيل المدير الجديد وتزويده بالمهارات اللازمة لتأدية مهامه الوظيفية بفاعلية وقيادة أعضاء الفريق ومساعدتهم على تحقيق التقدم والتنمية المهنية. فيما يأتي:

6 عناصر أساسية لنجاح تدريب المديرين الجدد:

1. تقدير جهود المدير:

تحدث معظم استقالات الموظفين بسبب سوء الإدارة، لهذا السبب يجب عليك أن تُظهِر للمدير بعض التقدير والامتنان لجهوده، وتعلِّمه كيف يقدِّر الموظفين بدوره؛ إذ يؤدي التقدير والعرفان دوراً بارزاً في زيادة شعور الموظف بقيمة وأهمية الجهود التي يبذلها في الشركة.

لا داعي لأن تكون ممارسات التقدير مكلفة أو تهدر كثيراً من الوقت عليها؛ بل يكفي أن تشكر المدير بعبارة بسيطة مثل "شكراً لك"، أو تثني على جهوده "أحسنت صنعاً"، فيمكنك أن تقدِّم له مكافأة أو هدية رمزية ولتكن دعوة مجانية لأحد المطاعم التي يرتادها بالعادة.

2. برامج المنتورينغ:

بيَّنت الأبحاث أنَّ تطبيق برامج المنتورينغ يزيد من معدل استبقاء العمالة بنحو 50%، وتساهم ممارسات المنتورينغ من ناحية أخرى في تحسين ثقافة مكان العمل، وقد تم تطبيق برنامج منتورينغ مدته أسبوع واحد في إحدى الدراسات، وهو ما ساهم في تحسين نتائج اختبارات الكفاءة المهنية للمشاركين.

لا شك أنَّ تسلُّم المناصب الإدارية ينطوي على بعض الصعوبات، لهذا السبب يُنصَح بتأمين منتور للمدير الجديد لكي يساعده على التعامل مع تحديات منصبه الجديد.

فيما يأتي 4 فوائد لبرامج المنتورينغ:

• تقديم الإرشادات والنصائح اللازمة لإدارة الفِرَق بفاعلية.
• مساعدة المدير على تكوين فكرة واضحة عن ثقافة الشركة وأهدافها.
• تقديم الدعم لمواجهة الأوقات الصعبة والتحديات.
• تقديم فرص للتقدم المهني.

3. برامج التدريب:

يوجد عدد كبير من الطرائق المستخدمة في إجراء برامج التدريب بدءاً من الندوات الافتراضية وصولاً إلى ورشات العمل على أرض الواقع، وفيما يأتي 6 موضوعات قد تشملها برامج تدريب المدير الجديد:

• تحديد الأهداف والنتائج المطلوبة.
• التواصل الفعال.
• تفويض المهام والمسؤوليات.
• بناء الفِرَق وقيادتها.
• تسوية النزاعات.
• تحفيز الموظفين.
• تقديم التغذية الراجعة.

هذه مجرد أمثلة عن الموضوعات التي تشملها برامج تدريب المديرين الجدد، فيجب أن يراعي تصميم البرنامج احتياجات المدير والمؤسسة على حدٍّ سواء.

4. برامج الكوتشينغ:

يمكن تطبيق برامج الكوتشينغ على أرض الواقع أو عبر الإنترنت، لكن يُنصَح باستخدام نهج هجين يجمع ميزات كل من الطريقتين، وتشمل برامج الكوتشينغ تقديم الإرشادات والتغذية الراجعة في الزمن الفعلي، وهو ما يساعد المدير الجديد على تنمية مهارات الكوتشينغ وتطبيقها على الموظفين.

يخلط بعضهم بين مفهومي الكوتشينغ والمنتورينغ على الرغم من وجود عدد من الاختلافات الجذرية فيما بينهما؛ إذ يُستخدَم الكوتشينغ لتنمية مهارة محددة، في حين يشمل المنتورينغ مجموعة متنوعة من الموضوعات بدءاً من فرص التنمية المهنية وصولاً إلى تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والعمل.

فيما يأتي 5 خطوات لتطبيق برامج كوتشينغ ناجحة:

• التركيز على بناء الثقة وتعزيز التواصل الصريح.
• تعيين أهداف واضحة، وذلك عن طريق تحديد النتائج التي يجب تحقيقها خلال جدول زمني معيَّن.
• تقديم تغذية راجعة بنَّاءة مُرفَقة باقتراحات محددة وقابلة للتطبيق.
• التشجيع على استكشاف الأساليب والتقنيات المتوفرة وتحديد الخيارات التي تناسب أهداف الشركة.
• توضيح كيفية فهم النتائج المتوقعة وتقييم النجاح في تحقيق الأهداف المطلوبة.

5. التنوع:

أثبتت نتائج الدراسات تحسُّن أداء الفِرَق كلما زاد تنوع واختلاف أعضائها عن بعضهم، بشرط وجود مدير قادر على فهم هذه الاختلافات ومراعاتها في أثناء العمل.

تهدف تدريبات التنوع إلى توضيح الاختلافات الثقافية بين الموظفين بغية مراعاة تنوع واختلاف أعضاء الفريق عند التواصل، واتخاذ القرارات، وحل المشكلات، وتُستخدَم هذه التدريبات من ناحية أخرى للتأكيد على أهمية فهم وجهات النظر المختلفة، وقبولها، واحترامها، وهو ما يساهم في تأمين بيئة عمل إيجابية ضمن الشركة.

6. المراجعة:

يجب مراجعة أداء المدير وتقييمه في أثناء تطبيق برنامج التدريب وبعد انتهائه، وذلك عن طريق تنظيم الاجتماعات الفردية، وجلسات مراجعة الأداء، وإجراء مقابلات غير رسمية للتحقق من سير إجراءات التدريب، فيمكن إجراء جلسات تحقُّق دورية لتقديم التغذية الراجعة واكتشاف المشكلات وإصلاحها.

يتم في هذه الجلسات تقديم تغذية راجعة توضح الجوانب الحسنة في أداء المدير، والمهارات التي تحتاج إلى مزيد من التدريب والتحسين؛ إذ تساعد هذه الإجراءات على ضمان تقدُّم المدير وتحديد المهارات التي تحتاج إلى إجراء تدريبات إضافية.

مصادر إضافية لتأهيل المديرين الجدد:

1. مشروع شركة "جوجل" (Google) "ري وورك" (Rework) "المديرين" (Managers):

هو عبارة عن ملخص يتألف من مجموعة من الممارسات، والأبحاث، والأفكار، والمقالات عن الإدارة، والتنظيم، والقيادة.

2. كتاب "مسار المدير" (The Manager's Path) للمؤلفة "كاميل فورنييه" (Camille Fournier):

يُعَدُّ هذا الكتاب بمنزلة مرجع متكامل يشمل كافة الموضوعات بدءاً من أساسيات الإدارة وصولاً إلى المسائل المتقدمة مثل التقدم المهني، وتوسيع نطاق الفِرَق من وجهة نظر تقنية.

3. "دليل مجلة هارفارد بزنس ريفيو للنجاح في المناصب الإدارية" (HBR Guide to Being a Great Boss):

يقدِّم الدليل نصائح تطبيقية لمساعدة المديرين الجدد على تحقيق النجاح في مناصبهم الجديدة.

4. كتاب "من البداية إلى القيادة" (From Bud to Boss) للمؤلف "كيفن إيكنبيري" (Kevin Eikenberry):

يشمل الكتاب مجموعة متنوعة من الموضوعات المتعلقة بالإدارة مثل بناء الثقة مع أعضاء الفريق، وتقديم التغذية الراجعة البنَّاءة، وتسوية النزاعات.

5. كتاب "المسؤولية القصوى:

دروس في القيادة والنجاح من تجربة قوات البحرية الأمريكية" (Extreme Ownership) للمؤلفين "جوكو ويلينك" (Jocko Willink)، و"ليف بابين" (Leif Babin):

يتحدث المؤلفان في الكتاب عن تجربتهما الشخصية في قيادة "القوات البحرية الأمريكية" (Navy SEALs)، ويمكن تطبيق القواعد الواردة في الكتاب لتحقيق النجاح في إدارة الفِرَق والمؤسسات.

6. "الشركات الناشئة المرنة:

كيف يستخدم رواد الأعمال الحاليون الابتكار المستمر في بناء شركات ناجحة" (The Lean Startup: How Today's Entrepreneurs Use Continuous Innovation to Create Radically Successful Businesses) للمؤلف "إيريك ريس" (Eric Ries):

هذا الكتاب هام جداً لكل مدير يطمح لبناء عمل تجاري ناجح، وهو يناقش منهجية الشركات الناشئة المرنة المستخدمة في بناء الشركات وتوسيع نطاقها.

7. كتاب "ضباط القوات المسلحة" (The Armed Forces Officer) للمؤلف "صامويل ليمان أتوود مارشال" (Samuel Lyman Atwood Marshall):

يُعَدُّ الكتاب مرجعاً هاماً لكل مدير يرغب بالاطلاع على مبادئ القيادة من وجهة نظر عسكرية، وهو يتناول مجموعة متنوعة من الموضوعات مثل وظائف الضابط، وطبيعة الأوامر، وأنماط القيادة.

8. كتاب "الإدارة للمبتدئين" (Managing for Dummies) للمؤلف "بوب نيلسون" (Bob Nelson):

يتناول الكتاب موضوعات بناء الفِرَق، وتفويض المهام، وإدارة الوقت.

9. دليل "مهارات المدير" (The Manager's Toolkit) الصادر عن سلسلة "هارفارد بزنس إيسينشلز" (Harvard Business Essentials):

يقدِّم الدليل معلومات شاملة عن إدارة الفِرَق والشركات مثل إجراءات التعيين والإقالة، وجلسات مراجعة الأداء، وتسوية النزاعات.

10. كتاب "مدير الدقيقة الواحدة" (The One Minute Manager) للمؤلفين "كينيث بلانتشارد" (Kenneth Blanchard) الحائز على شهادة الدكتوراه، وأستاذ الطب "سبنسر جونسون" (Spencer Johnson):

يقدِّم الكتاب 3 أساليب إدارة أثبتت فاعليتها في تغيير حياة ملايين الأفراد حول العالم.

11. كتاب "كيف تكسب الأصدقاء وتؤثر في الآخرين" (How to Win Friends and Influence People) للمؤلف "ديل كارنيجي" (Dale Carnegie):

يقدِّم الكتاب نصائح تساعد على بناء العلاقات والتأثير في الناس، وهو مفيد للمدير الذي يتطلع لبناء علاقات مهنية وثيقة مع أعضاء الفريق.

12. كتاب "معضلة المبتكر" (The Innovator's Dilemma):

عندما تسبب التكنولوجيا الحديثة إفلاس الشركات العملاقة" (The Innovator's DilemmaChristensen: When New Technologies Cause Great Firms to Fail) للمؤلف "كلايتون إم. كريستنسن" (Clayton M. Christensen):

يتحدث الكتاب عن الشركات العملاقة التي تنهار لأنَّها لا تستخدم التكنولوجيا الحديثة، وهذا الكتاب موجَّه لكل مدير يسعى إلى تجنب هذا الخطأ وبناء عمل تجاري ناجح.

قنوات "المدونات الصوتية" (podcast) الخاصة بالموضوعات الإدارية:

1. "ذا مانيجر تولز بودكاست" (The Manager Tools Podcast):

تقدِّم المدونة الصوتية معلومات مفيدة للمديرين الجدد، وهي تعرض مقابلات مع المديرين الخبراء وتناقش نصائح تساعد على إدارة الفِرَق بفاعلية.

2. "ذا هارفارد بيزنس ريفيو آيدياكاست" (The Harvard Business Review Ideacast):

تقدِّم المدونة الصوتية مجموعة متنوعة من الموضوعات المتعلقة بالإدارة.

3. "راديكال كاندور ويذ كيم سكوت" (Radical Candor with Kim Scott):

تقدِّم المدونة الصوتية معلومات مفيدة عن تحقيق النجاح في مجال العمل مع الحفاظ على الإنسانية عند التعامُل مع الآخرين.