دور عملية تأهيل الموظفين في الحفاظ عليهم

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدوِّنة "نيشا أمين" (Nisha Amin)، تُحدِّثنا فيه عن تجربتها الشخصية في عملية التأهيل.

على الرغم من وجود بعض العوامل وراء ذلك - لا سيما إذا كنت في الأشهر الثلاثة الأولى من عملك - فمن المرجح أنَّك جزء من خُمس القوى العاملة التي تترك الشركة في أول 90 يوماً بسبب ضعف عملية التأهيل.

بالإضافة إلى خسارة 20% من الموظفين الجدد في الأشهر الثلاثة الأولى، فإنَّ الشركات ذات التأهيل الضعيف أو غير الرسمي للموظفين الجدد ينتهي بها الأمر بخسارة ربع إجمالي الموظفين الجدد في السنة الأولى، لكن ماذا يعني ذلك بالنسبة إلى المنظمة؟

بالنسبة إلى شركة كنت جزءاً منها لفترة قصيرة من الوقت، كان الافتقار إلى عملية تأهيل رسمية هو السبب وراء معظم المشكلات وجزءاً من السبب الذي جعلني أبحث عن فرصة أخرى.

القوى العاملة المحبطة:

في اليوم الأول من منصبي الجديد الرائع، عند وصولي استقبلتني موظفة استقبال مؤقتة ليس لديها أدنى فكرة عن هويتي أو ما الذي أفعله في ذلك المكان، فلم يكن ذلك أفضل شيء قد حدث لبدء اليوم لكنَّني كنت أعطيها معلوماتي وأُعلمها باسم مديري، فنظرت إليَّ في حيرة من أمرها وأخبرتني أنَّه في إجازة لمدة أسبوعين، وأخبرتني بأنَّها سترى فيما إذا كان بإمكان شخص آخر مقابلتي بدلاً منه، ولم تتحسن تجربتي بعد ذلك.

مع عدم وجود عملية تأهيل رسمية، يمكن للمديرين التقصير بسهولة فيما يعتقدون أنَّه الطريقة الأفضل لضم موظف جديد إلى الفريق، وفي هذه الحالة، شعر مديري أنَّه سيكون من الجيد أن يُطلعني المدير المالي على المكان الذي كنت سأجلس فيه وأن يطلعني أحد الزملاء على الشركة والأقسام فيها.

فإنَّ عدم وجود عملية قائمة يعني أيضاً أنَّني لم أتعلم العمل بسرعة فيما يتعلق بالعناصر الأساسية، ولم يعرف أي شخص في الشركة مَن أنا أو ما الذي كنت أفعله في ذلك المكان حتى عاد مديري.

الاندماج:

إنَّ الترحيب بي من قِبل القليل من الأشخاص جعلني أشعر بالتقليل من القيمة، والانعزال وعدم الاندماج، وخلال أيام قليلة، لاحظت أنَّني لم أكن وحدي، فقد أدى عدم وجود عملية تأهيل إلى التأثير سلباً في ثقافة الشركة؛ فكان الموظفون ساخطين ولكل منهم قصته البائسة عن الشركة أو المدير أو زميل العمل.

في حين أنَّ هذا الأمر كان على الأرجح بسبب الافتقار العام للقيادة القوية في الشركة، إلا أنَّ المستوى الضعيف للاندماج كان أيضاً أحد أعراض ضعف عملية التأهيل، فإذا كان الموظفون قد مروا بنفس التجربة التي مررت بها أيضاً، فقد كان من السهل معرفة سبب شعورهم بالانعزال وعدم الاهتمام بنجاحهم المستقبلي.

الإنتاجية:

دون وجود برنامج تأهيل قوي، من المرجح ألا يكون الموظفون على علم بالأدوات والتكنولوجيا المتاحة لهم منذ البداية، ومن المحتمل أنَّهم ليسوا متأكدين من التوقعات المتعلقة بأدوارهم وليسوا متأكدين مَن هو الشخص الذي سيقدم لهم الكوتشينغ والمنتورينغ مستقبلاً أيضاً؛ إذ تساهم كل هذه الثغرات في تأخر الإنتاجية أو ضعفها.

وفي حالتي، عملية التأهيل التي تلقيتها فيما يتعلق بدوري سرعان ما بدأت بالتغير مع التوقعات التي لم تُناقَش في مقابلتي وتوظيفي، وبينما كنت أبذل جهدي للتركيز على هذا الأمر بدأ شعوري بالحماسة يقل، وترافق ذلك بنقص في الإنتاجية وتأكدت حينها بأنَّ مساهماتي ستفيد أكثر في مكان آخر.

تكوين انطباع سيئ عن الشركة:

إنَّ تجربة تأهيل الموظفين هي عندما يُكوِّن الموظف الجديد وجهة نظر أو انطباعاً عن الشركة التي قرر الانضمام إليها؛ إذ تُشير تقارير شركة "ديجيتيت" (Digitate) إلى أنَّه من غير المرجح أن يوصي واحد من أصل خمسة موظفين جدد برب عمل لصديقه أو أحد أفراد أسرته بعد تجربة تأهيل الموظفين الجدد؛ ففي تجربتي، كنت سأكون ضمن هذه الـ 20% ولن أشجع الأصدقاء أو الزملاء للانضمام إلى الشركة التي كنت فيها وغادرتها.

قد تؤدي عملية تأهيل الموظف الرسمية الضعيفة أو غير الموجودة إلى ترك العمل مباشرةً بحيث يبحث الموظف الجديد بصورة أساسية عن بيئة جديدة مناسبة له، كما يؤدي إنشاء ارتباط بين العمل والسعي إلى إنجاز عملك على الفور إلى شعور الموظفين بالإحباط، والذي ينعكس في أفعالهم للمضي قدماً، بما في ذلك إبداء رأيهم في الشركة.

تكاليف الدوران:

ترتبط تكلفة مغادرة الموظفين ارتباطاً مباشراً بضعف عملية التأهيل، وتؤدي تجربة التأهيل السلبية إلى زيادة احتمالية بحث الموظفين عن فرص أخرى مرة ثانية، لكن ما هو الهدف من تخصيص الوقت والميزانية للتوظيف وإجراء المقابلات إذا كنت لا تريد إضافة الجزء الأكثر أهميةً في تعيين الموظف الجديد؟

يمكن أن تختلف تكاليف دوران الموظفين بحسب الأقدمية؛ إذ يُنفَق الملايين سنوياً على معدل دوران المديرين التنفيذيين، وهو الأكثر كلفةً.

فيجب أن يكون لدى المنظمة الجيدة برنامج تأهيل رسمي جديد قائم حتى يشعر الموظفون الجدد بالترحيب والدعم في يومهم الأول، ويجب أن تتضمن المنظمة الجيدة أيضاً برنامج إعادة تأهيل للموظفين العائدين إلى العمل بعد إجازة طويلة سواء كانت أمومة أم غياباً أم عجزاً، كما يجب إظهار أهمية الموظفين بعد ابتعادهم عن الشركة وتأكيد دورهم الذي يصب في مصلحة الشركة والعمل على معالجة جميع المشكلات.

وفِّر الملايين سنوياً، مع ضمان سلامة العلامة التجارية لشركتك وشعور الموظفين الجدد بالسعادة والإنتاجية مع برنامج تأهيل الموظفين المناسب. بالعودة للماضي إلى الشركة التي تركتُها، حتى أضعف البرامج سيحسن الثقافة والشركة تحسيناً كبيراً؛ إذ كنت سأبقى على الأرجح لفترة أطول لو كان لديَّ مكان عمل جاهز لي في اليوم الأول، أو تمكنت من لقاء قائد فريقي أو على الأقل تعرفت إلى الأماكن والأقسام في الشركة.

يمكن عَدُّ كل ما سبق أمراً مُسلماً به من قِبل فريق الموارد البشرية أو قسم التعلم، لكن يمكن أن تُحدِث هذه الأمور فرقاً كبيراً عندما يتعلق الأمر بالموظفين الجدد الذين يبقون أو يغادرون الشركة.