7 خطوات لتقديم كوتشينغ ناجح للموظفين

يجتمع الكثيرون من أرباب العمل مع عمَّالهم مرةً في السنة لإجراء مراجعة، وحينها يكتشف الموظَّفُ ما الأمور التي كان يفعلها بصورة صحيحة أو إذا كانت تُوجَدُ مجالات تحتاج إلى تحسين، لكنْ ماذا يحدث في الـ 364 يوماً الأخرى من السنة؟

الكوتشينغ هو أسلوب مختلِف لتطوير إمكانات الموظفين، فمن خلاله تمنحُ موظفيك الفرصة للنمو وتحقيق الأداء الأمثل من خلال التغذية الراجعة المستمرة والاستشارة والمنتورينغ، وبدلاً من الاعتماد فقط على المراجعات الدوريَّة، يُمكِنُك دعم الموظفين دعماً مستمرَّاً لتحقيق أهدافهم، وعند إنجاز ذلك بطريقة صحيحة، يُنظَرُ إلى الكوتشينغ على أنَّه خارطة طريق لتحقيق النجاح والمكاسب، أما عندما يُقدَّمُ الكوتشينغ بطريقة غير صحيحة، فسيشعر الموظفون بعدم التقدير وبأنَّهم مُعاقَبون.

7 خطوات يمكن أن تساعد على إنشاء بيئة إيجابية لتقديم الكوتشينغ:

1. بناء علاقة من الثقة المُتبادَلة:

إنَّ أساس أيَّة علاقة كوتشينغ مرتبط بقوة بالعلاقة اليومية بين المدير والموظف، فدون الثقة يكون إجراء اجتماع كوتشينغ فعَّال أمراً مستحيلاً.

2. تحديد سبب تقديم الكوتشينغ منذ البداية:

عند افتتاح اجتماع الكوتشينغ من الهام أن يوضِّحَ المدير - بعيداً عن الانتقاد والانفعال - السببَ المُحدَّدَ لتنظيم الاجتماع، ومفتاح هذه الخطوة هو إعادة صياغة هدف الاجتماع الذي حُدِّدَ لأول مرة عند تحديد موعد الاجتماع؛ وذلك بطريقة ودية ودون انتقاد.

3. التوصُّل إلى اتِّفاق:

ربما تكون الخطوة الأكثر أهمية في اجتماع الكوتشينغ هي جعل الموظَّف يعترف بوجود مشكلة في الأداء؛ إذ إنَّ التغاضي عن مشكلة الأداء أو تجنبها لأنَّك تفترض أنَّ الموظف يفهم أهميتها هو خطأ شائع يرتكبه المديرون، ولإقناع الموظَّف بوجود مشكلة في الأداء يجب أن يكون المدير قادراً على تحديد طبيعة المشكلة وجعل الموظَّف يتعرَّف إلى عواقب عدم تغيير سلوكه، وللقيام بذلك يجب عليك تحديد السلوك وتوضيح عواقب المشكلة الموجودة في الأداء.

تتكوَّن مهارة تحديد السلوك السلبي من ثلاثة أجزاء:

1. ذكر أمثلة مُحدَّدَة عن مشكلة الأداء.
2. توضيح الأداء الذي تتوقعه.
3. الاتِّفاق مع الموظف على المشكلة.

تتكوَّن مهارة توضيح عواقب مشكلة الأداء من جزأين؛ إذ يجب:

1. حث الموظف على التعبير عن فهمه للعواقب المرتبطة بمشكلة الأداء.
2. الاتفاق مع الموظف على المشكلة.

4. اكتشاف البدائل:

حاولْ اكتشاف الطرائق التي يمكن من خلالها تحسين المشكلة أو تصحيحها من خلال تشجيع الموظَّف على تحديد الحلول البديلة، وتجنَّبْ استخدام البدائل التي تقترحها أنت ما لم يكُنْ الموظَّفُ قادراً على التفكير في أيٍّ منها، وحاوِلْ تحفيز الموظَّف على إيجاد بدائل مُحدَّدَة وليس مجرد تعميمات، وهدفُكَ في هذه الخطوة ليس اختيار بديل؛ وإنَّما زيادة عدد الخيارات التي يخرج بها الموظَّف للنظر فيها ومناقشة مزاياها وعيوبها.

يجب عليك تقدير اقتراح الموظَّف، ومناقشة مزاياه وعيوبه، وطلب اقتراحات إضافية وتقديمها، والطلب من الموظف شرح طريقة حل المشكلة المطروحة للمناقشة.

5. الالتزام بالعمل:

الخطوة التالية هي مساعدة الموظَّف على اختيار بديل وحثُّهُ على تطبيقه، ولإنجاز هذه الخطوة يجب أن يتأكد المدير من الحصول على التزام شفهي من الموظَّف فيما يتعلَّقُ بالإجراء الذي سيُتَّخَذ ومتى سيُتَّخَذ، وتأكَّدْ من دعم اختيار الموظف وتقديم الثناء له.

6. التعامل مع الأعذار:

قد تَظهَرُ أعذار الموظَّف في أي وقت خلال اجتماع الكوتشينغ، وللتعامل مع الأعذار؛ أَعِدْ صياغة الأفكار من خلال أخذ تعليق أو عبارة عدَّها الموظَّفُ لوماً أو اتِّهاماً، وأَعِد صياغتها على شكل تشجيعٍ للموظَّف لإعادة النظر في سلوكه. استجِبْ بتعاطُف لإظهار الدعم لموقف الموظَّف وعبِّر عن فهمك لكلام الموظَّف ومشاعره.

7. تقديم التغذية الراجعة:

يتفهَّم الكوتشز الفعالون قيمة وأهمية إعطاء تغذية راجعة مستمرة تتعلق بالأداء لموظفيهم، سواء كانت إيجابية أم تصحيحية.

تُوجَدُ بعض الأمور الهامة التي يجب تذكُّرها عند تقديم التغذية الراجعة للآخرين؛ إذ يجب أن تكون التغذية الراجعة:

• في الوقت المناسب: يجب أن تُعطى التغذية الراجعة في أقرب وقت ممكن عملياً بعد انعقاد لقاء أو إتمام مَهمَّة أو تسليمها أو تقديم ملاحظة.
• محدَّدَة: عبارات مثل "لقد أنجزتَ عملاً رائعاً" أو "لم تهتم بمخاوف العملاء جيداً" هي عبارات غامضة للغاية ولا تعطي فكرة كافية عن السلوك الذي ترغب في تكراره أو تغييره.
• مركِّزَة في النتائج وليس الأسباب: تجنَّبْ جعل التغذية الراجعة تبدو وكأنَّها حكم، وابدأْ بعبارة "لقد لاحظت..." أو "لقد رأيت..." ثم أَشِر إلى السلوك، وركِّزْ في السلوك وليس في الشخص، وصِفْ ما سمعته ورأيته وكيف تؤثِّر هذه السلوكات في الفريق والعميل وما إلى ذلك.
• مُستخدِمَة نبرة صوت صادقة: إذ يجب أن تتجنَّب اللَّهجة التي تُظهِر الغضب أو الإحباط أو خيبة الأمل أو السخرية.

تعزِّزُ التغذية الراجعة الإيجابية الأداء وتساعد الناس على الشعور بالتقدير، وعندما نتعامل مع التغذية الراجعة التصحيحية بطريقة سيِّئة، فإنَّها ستكونُ مصدراً للصراع والنزاع، بينما عندما نتعامل معها بطريقة جيِّدة، سيختبر الناس آثارها الإيجابية ويُعزَّز الأداء.