7 خطوات لتصميم برنامج تدريب ناجح للموظفين

يُعَدُّ التدريب والتعلُّم والتطوير في مكان العمل أمراً ضرورياً لأيَّة شركة سواء كان ذلك لتلبية متطلبات الامتثال في مجال عمل مُنظَّم أم رعاية قادة المستقبل أم إدماج الموظفين وتشجيعهم لتحسين الاحتفاظ بهم، فمهما كان الدافع، يُعَدُّ تدريب الموظفين ضرورة، ولكنَّ تطوير برنامج تدريب فعال للموظفين يُمكِنُ أن يُمثِّلَ تحدياً.

قد تواجه عقبات عند تحديد فرص التدريب وتصميم برامج التدريب الناجحة وتعزيز التدريب وتشجيع المشاركة.

تصميم برنامج تدريب ناجح للموظفين:

1. تقييم الاحتياجات والفرص التدريبية:

تتمثَّلُ الخطوة الأولى في أي برنامج لتدريب وتطوير الموظفين في تحديد احتياجاتك أو ما إذا كانت تُوجَدُ أيَّة فرص تعليمية، وإذا كنتَ تعملُ في مجال عمل مُنظَّم، فأنت بحاجة إلى دورات تدريبية لضمان فهم الموظفين لمجال العمل وتلبية متطلبات الامتثال، وقد تُلاحِظ أيضاً أنَّ بعض الجوانب أو الفِرق في شركتك ليست منتجة أو فعالة مثل الجوانب والفِرق الأخرى، ومن ثم فإنَّها لا تلبي احتياجات شركتك، وقد تكون البرامج التدريبية لتعزيز نمو الموظفين ومهاراتهم طريقة رائعة لسد فجوة الأداء هذه.

قد تُساعِدُ برامج تدريب الموظفين أيضاً على تحسين تجربة العمل للموظفين ومن ثم تحسين الاحتفاظ بهم، ويُساعِدُ التدريب المهني والتدريب على المهارات الناعمة الموظفين على التطوُّر كأفراد وقادة للمُستقبَل؛ مما يُوفِّرُ لك المال عند التوظيف، ويُشجِّعُ الموظفين على اختيار شركتك والبقاء فيها.

بعد أن نظرتَ في احتياجات الامتثال وفجوات الأداء وفرص التطوير الوظيفي كمصدر إلهام للتدريب، فأنت بحاجة بعد ذلك إلى التأكُّد من أنَّ كل برنامج تدريبي مُقترَح له هدف عمل واضح؛ على سبيل المثال هل سيُساعِدُ التدريب على ضمان امتثال شركتك إلى التعليمات ومن ثم تجنُّب الغرامات، أو على جعل الموظفين أكثر إنتاجية وكفاءَة لتحسين عائد الاستثمار، أو على تقليل تكاليف التوظيف من خلال التشجيع على تنظيم التعاقُب الداخلي؟

2. تحديد أهداف التعلُّم:

بعد ذلك ستحتاج إلى تحديد الهدف الرئيس والأهداف اللاحقة لبرنامج تدريب الموظفين، ويجب أن يتماشى الهدف الرئيس العام مع أهداف شركتك للتأكُّد من أنَّ كل فرصة تعليمية تساعد على تحقيق احتياجات الشركة، ويجب أن تضع الأهداف الذكية (SMART GOALS)؛ أي المحددة والقابلة للقياس والقابلة للتحقيق وذات الصلة والمحددة زمنياً.

بمجرد أن يكون لديك هدف عام، يُمكِنُكَ بعد ذلك تقسيمه إلى أهداف أصغر، وقد تكون هذه الأهداف مهارةً يحتاج الموظَّف إلى تعلُّمها وإتقانها، أو مفهوماً أو معرفةً يحتاج إليهما لإظهار فهمه أو حتى مَهمَّة عمل بدنية يحتاج إلى أدائها ببراعة، ويُشبِه هذا مفهوم المعرفة، والمهارات، والسلوك؛ والذي يُمكِنُكَ استخدامه أيضاً لتوجيه أهدافك، ويُشكِّلُ هذا الهيكل التقريبي لدورتك التدريبية.

3. تصميم البرنامج التدريبي:

بمجرَّد تحديد أهدافك وهيكل البرنامج التقريبي يُمكِنُكَ البدء بتصميم الدورة التدريبية، والطريقة الأسهل والأكثر تنوُّعاً لتقديم التدريب اليوم هي عبر الإنترنت، بينما يُمكِنُكَ العثور على مُوفِّري دورات تابعين إلى جهات خارجية يُمكِنُهم تعليم المهارات أو المعرفة في الصفوف الدراسية أو حتى في مكان العمل، فإنَّ نظام إدارة التعلُّم (LMS) يُوفِّرُ التحكُّم الكامل والمرونة للتدريب في مكان العمل، ويُتيحُ نظام إدارة التعلُّم المتميز تقديم دورات يُمكِنُ للموظفين الوصول إليها من أي جهاز وفي أي وقت لإكمال التدريب عندما يكون ذلك مناسباً لهم.

مهما كانت طريقة تصميم دورات تدريب وتطوير الموظفين التي تختارها، ستحتاج إلى التفكير في جميع أنواع الوسائط والمواد المُتاحة التي يُمكِنُ استخدامها للمساعدة على تعليم الموظفين وإدماجهم على نحو أفضل، وقد يكون الفيديو - على سبيل المثال - أداة تعليمية فعَّالة للغاية إلى جانب دليل العمل والكتيبات، بينما قد تحتاج الدورات التدريبية الأكثر عمقاً التي تتطلَّبُ دراسة إضافية إلى التعلُّم بين الأقران أو المنتورينغ.

قد تكون الاختبارات القصيرة مفيدة لمساعدة الموظفين على الاحتفاظ بالمعرفة في كل مرحلة، لكنْ عليك اختيار كيفية إثبات الموظفين أنَّهم أَكمَلوا الدورة التدريبية بنجاح؛ على سبيل المثال عن طريق امتحان كتابي رسمي وشهادة تُوضِّحُ ببساطة أنَّهم قد دَرسوا المواد ذات الصلة، أو عن طريق تقييم عملي.

أهم نصيحة: ضَعْ في حسبانك مبادئ تعلُّم الكبار عند تصميم الدورات التدريبية. تستند هذه المبادئ إلى كيفية تعلُّم الكبار على نحو أفضل ويُمكِنُ أن يساعد اتِّباعها على تقديم برامج تدريب أكثر فاعلية، وتُشيرُ هذه المبادئ إلى أنَّ المتعلمين البالغين:

• يكونون مُوجَّهين ذاتياً.
• يَحضُرون التدريب ولديهم سنوات من المعرفة والخبرة والأفكار.
• يُفضِّلون الأهداف المُحدَّدة بوضوح.
• يُفضِّلون التدريب المُلائِم للغاية.
• يُفضِّلون الأهداف المُوجَّهة نحو المهام.
• يُحبُّون الحصول على شيء من التدريب لأنفسهم.
• يُفضِّلون التعلُّم العملي.
• يريدون الشعور بالتقدير والاحترام، لا معاملتهم باستعلاء.

4. تطوير برامج التدريب:

بمجرَّد تصميم طريقة ظهور الدورة التدريبية وعملها يُمكِنُكَ البدء بتطويرها، ومرة أخرى يُمكِنُ لمُقدمي الدورات التدريبية من الجهات الخارجية المساعدة على هذا الأمر، أو إذا كان لديك فريق تطوير جيِّد، فيُمكِنُكَ محاولة تطوير كل شيء بنفسِك، وهنا يكونُ نظام إدارة التعلُّم (LMS) الجيِّد مفيداً، وسيُوفِّرُ أفضل برنامج لتدريب الموظفين أيضاً مجموعة من المواد وأنواع الوسائط لتصميم المزيد من الدورات التدريبية الجذَّابة مثل الكتيبات الإرشادية الإلكترونية وغير ذلك الكثير، ويُمكِنُ لفريق الموارد البشرية أو قادة الفريق إنشاء وإضافة مواد ودورات تدريبية بسهولة في مجموعة من التنسيقات.

بالنسبة إلى مواد التدريب التي أنشأتها، تأكَّد من أنَّ صانعي المحتوى ومؤلفي الإعلانات وغيرهم من المشاركين في إنشاء كتيبات العمل بصيغة بي دي إف (PDF) وصيغ أخرى مُطَّلِعون تماماً على أهداف التعلُّم وأيَّة احتياجات للامتثال.

5. تنفيذ برامجك وترويجها:

تتجلى فائدة برنامج التدريب بالمشاركة فيه، وبعد تصميم الدورة التدريبية وتطويرها ستحتاجُ إلى ترويجها للموظفين وتنفيذها وفقاً لذلك، وإذا كانَ تدريباً مُنظماً على الامتثال - على سبيل المثال - فمن المُحتمَل أن تكون دورة تدريبية إلزامية تحتاج إلى تسجيل تلقائي للموظفين ويجب مراقبتها بعناية، أو قد يكون التدريب على المهارات الناعمة - مثل برامج تنمية المهارات القيادية - تطوعياً فقط ولكنَّه يعود بفوائد كبيرة على شركتك.

قد تُساعد هذه الدورات الموظفين على أن يُصبحوا أكثر كفاءَة وإنتاجية وفي النهاية أكثر قيمة لشركتك، وقد تساعد الموظفين على أن يصبحوا قادة المستقبل، وعلى تقليل تكاليف التوظيف؛ وهذا يعني أنَّك ستحتاج إلى استثمار بعض الوقت والطاقة في تعزيز مستويات المشاركة في هذه الدورات.

استخدِم أيَّة أدوات تواصل لديك مثل بوابات الموظفين والبريد الإلكتروني الداخلي والشبكات الاجتماعية للشركة وغيرها لترويج أيَّة دورات تدريبية جديدة، وتأكَّد أيضاً من إبقاء موظفي الإدارة على اطِّلاع بشأن الدورات الجديدة وتشجيعهم على توصية أعضاء فرقهم بالتسجيل في الدورة، ومرة أخرى يُساعد نظام إدارة التعلُّم (LMS) المدمج مع نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) في هذه المهام.

6. مراقبة الأداء والنجاح:

يكون تطوير برنامج تدريب فعَّال للموظفين أسهل بكثير عندما تكون لديك بالفعل فكرة عمَّا ينجح وما لا ينجح، ولتحسين فرص النجاح تأكَّد من مراقبة أداء الدورات الجديدة والحالية، ويتضمَّنُ ذلك معدلات المشاركة ومعدلات الإكمال وأيَّة توجُّهات خلال الدورة والأداء العام للموظف.

قد تلاحظ أنَّ أداء بعض الدورات التدريبية ضعيف في جوانب معيَّنة ويمكنُ تعزيزها لتحسين الإدماج أو التسجيل في الدورة، وقد تثبت الدورات الأخرى ببساطة أنَّها غير ناجحة مع تأثير ضئيل في أداء الموظف؛ لذلك يجب إزالتها، ومن ناحية أخرى يُمكِنُ للدورات الناجحة أن تُوفِّرَ مرجعاً لبرامج تدريب الموظفين في المستقبل.

7. التقييم والمراجعة:

عندما يتعلَّقُ الأمرُ بتعلُّم الموظف وتطويره، فإنَّ العمل لا ينتهي أبداً. استمرْ في مراجعة نجاح نشاطات التعلُّم بما يتماشى مع أداء الموظفين والشركة لمعرفة ما ينجح وما لا ينجح، ولا تتردَّد في تغيير استراتيجيتك إذا لم تكُنْ ناجحة.

في هذه المرحلة تكون تحليلات مكان العمل وتتبُّع الأداء مفيدة جداً، وإلى جانب نظام إدارة تعلُّم (LMS) قوي؛ يُمكِنُكَ بسهولة تحديد التوجُّهات ومراقبة الأداء الحالي حتى تتمكَّنَ من إجراء تغييرات سريعة تعتمد على البيانات.