10 نصائح لتقديم كوتشينغ فعال للموظف في مكان العمل
يمكن أن يؤدي تقديم الكوتشينغ في مكان العمل إلى تحسين الإنتاجية والكفاءة والدقة على مستوى الفرد والشركة، ويمكن أن تساعد من خلال تقديم كوتشينغ فعال على تحفيز وتدريب وإرشاد الفريق بطريقة أفضل، وسنقدِّم في هذا المقال 10 نصائح لتقديم الكوتشينغ للموظفين في مكان العمل.
أهمية تقديم الكوتشينغ للموظفين:
تُوجَدُ الكثير من الحالات التي يكون فيها الكوتشينغ مفيداً للموظفين والشركة ككل، ومن بين هذه الحالات:
- عندما يكون المدير أو قائد الفريق والموظف بحاجة إلى تحسين الأداء في مكان العمل.
- عندما يحتاج المدير أو قائد الفريق والموظف إلى إرشاد حول التطوير المهني.
- عندما يحتاج خبير الموارد البشرية والمدير أو قائد الفريق إلى تحسين مهاراتهم في قيادة الموظفين.
- الحالة التي يُوجَد فيها موظف قديم في الفريق وقائد الفريق أو المدير مع موظف جديد.
- عندما يتعلم موظف قديم في الفريق أو قائد الفريق أو المدير وأحد الموظفين عمليةً أو موضوعاً جديداً ذا صلة بوظائفهم.
هذه هي بعض الحالات التي يكون فيها للكوتشينغ الذي يقدَّم للموظفين فائدة كبيرة، إلَّا أنَّ هناك الكثير من الأسباب التي تجعل الكوتشينغ مفيداً؛ بل وضرورياً، ومن ضمن هذه الفوائد:
- تحسين أداء كل موظف وأداء الفريق.
- تعزيز روح الفريق والتواصل المستمر بين الموظفين والإدارة.
- تعزيز التطوُّر المهني والتعلُّم والتقدُّم المستمر.
- تهيئة الموظفين في المراتب الوظيفية المتدنية للعب أدوار قيادية في المستقبل.
- الحصول على تغذية راجعة إيجابية وبنَّاءة بشكل مستمر.
- زيادة الكفاءة في تحديد ومعالجة المشكلات المتعلقة بالأداء.
- تعزيز تأثير التدريب لكل موظف.
- مساعدة الموظفين على وضع أهداف فعَّالة.
10 نصائح لتقديم الكوتشينغ للموظفين في مكان العمل:
يمكن أن تختلف عملية الكوتشينغ بحسب الكوتش والموظف والشركة والأهداف، إلَّا أنَّنا سنقدِّم بعض النصائح الثابتة التي يمكنك اتِّباعها من أجل ضمان تقديم كوتشينغ فعَّال قدر الإمكان:
1. امتدِحْ الإنجازات والتقدُّم الذي يحرزه موظفوك:
قم في بداية الكوتشينغ بتهنئة الموظفين على نجاحاتهم السابقة وسلِّط الضوء على ما أظهروه من قدرات، وإذا كنت تقدِّم الكوتشينغ لموظف في سياق تعلُّم عملية أو موضوع جديد، فيمكنك مديح أداءه الجيد في التعامل مع مسؤولياته الجديدة، والتوضيح له أنَّ الكوتشينغ الذي تقدِّمه جاء نتيجة عمله الجاد.
2. حدِّد مشكلات الأداء التي يواجهونها:
عندما تقدِّم الكوتشينغ لموظف من أجل تحسين أدائه، فاحرصْ على توضيح المعايير أو التوقعات التي يواجه صعوبة في تحقيقها، وركِّز في علامات وسلوكات ذات علاقة بعوامل مثل الموقف الذهني السيِّئ ومشكلات قلة الحماسة. اسردْ القصص أو قدِّم بيانات محدَّدة تدعم ملاحظاتك، وحاول قدر الإمكان أن تحافظ على موضوعيتك، وأكِّد له قدر الإمكان أنَّك واثق في قدرته على تحسين مهاراته. اعثر على وسائل توضِّح له من خلالها أنَّ هذه العلامات تُمثِّل فرصاً لتحسين الأداء.
أما بالنسبة إلى الموظف الذي تقدِّم له الكوتشينغ في سبيل إتقان عملية أو موضوع جديد؛ فضَع في حسبانك تسليط الضوء على أيَّة صعوبات محتملة تعتقد أنَّه من الممكن أن يواجهها الموظف؛ وبذلك يكون واعياً بأيَّة أوجه قصور قد تؤثِّر سلباً في أدائه، ويمكن لذلكَ أن يساعد الموظف على تحضير الوسائل التي تساعده على التغلُّب على هذه الصعوبات في حال ظهورها.
3. وضِّح لهم أهمية التغيير أو التحسين المطلوب:
عندما تناقش الصعوبات أو مشكلات الأداء مع أحد موظفيك، فوضِّح له أهمية تحسين أدائه من حيث انعكاسه بشكل إيجابي على باقي أعضاء الفريق والشركة ككل.
يكتسب الموظف - من خلال توضيح العلاقة بين أدائه ودوره الوظيفي كونه عضواً في الفريق - المزيد من الحماسة من أجل تحقيق النجاح ومساعدة الفريق والشركة على تحقيق أهدافهم.
يمكنك أيضاً توضيح أهمية تحسين أدائه من خلال شرح تأثير مساهماته في دعم الفريق والمؤسسة في سبيل تعزيز الأداء؛ مثل رفع الإنتاجية وزيادة كفاءة العمليات أو مساعدة المزيد من العملاء أو الزبائن، ويمكنك أيضاً الحديث عن المكافآت الإضافية التي تترتب على تحقيق النجاح؛ مثل الترقيات والحوافز، وخاصةً بالنسبة إلى الموظفين الذين يضطلعون بمسؤوليات جديدة أو الذين يسعون إلى تحقيق التطوُّر المهني.
عندما تذكِّر الموظفين بالفوائد التي يحققونها من خلال تجربة الكوتشينغ الناجحة؛ يمكن أن تحفِّزهم على بذل قصارى جهدهم.
4. اطلبْ من الموظف تقديم وجهة نظره:
حاولْ إشراك الموظف قدر الإمكان في عملية الكوتشينغ من خلال الطلب منه أن يشرح المشكلات التي لاحظها في أدائه أو الأهداف التي يريد تحقيقها في الشركة، ويمكن أن يدفع ذلك بالكوتشينغ إلى ما هو أبعد من مجرد محادثة؛ الأمر الذي قد يؤدي إلى زيادة اندماج الموظف في جلسات الكوتشينغ.
يمكن أن يساعدك ذلك على ملاحظة جوانب تحتاج إلى التحسين ولم تكُنْ قد لاحظتها من قبل، ويمكن أيضاً أن تستفيد من وجهة نظر الموظف في معرفة مدى وعيه فيما يتعلَّق بالمشكلات التي كان يواجهها وتأثير أدائه في الفريق والشركة ككل.
فإذا كان الموظف مدركاً للمشكلات، فمن الممكن أن يكون أكثر استعداداً لتقديم أفضل ما لديه لتحقيق أفضل النتائج، ويُمكِنُكَ أيضاً الاستفادة من وعي الموظف لتشجيعه بطريقة أسهل على تحسين أدائه وتطوير نفسه في الوظيفة التي يؤديها.
5. حدِّد الجوانب التي تحدُّ من القدرة على التطوُّر:
عادةً ما يواجه الموظف 4 معوقات تحدُّ من قدرته على تحسين أدائه وهي:
- الوقت: ناقِشْ مع الموظف قدرته على تحديد الوقت الذي يحتاج إليه لتحسين أدائه أو اكتساب الخبرة المطلوبة لمتابعة التقدُّم.
- التدريب: حدِّد ما إذا كان الموظف قد حصل على التدريب المناسب، وناقِش إمكانية إجراء تدريب إضافي عند الحاجة.
- الأدوات: تُوجَدُ الكثير من الأدوات التي قد يحتاج إليها الموظف ليقوم بعمله على أحسن وجه، أو من أجل تحقيق تقدُّم مهني. احرصْ على مناقشة الأدوات التي يستخدمها الموظف في أداء عمله، وفيما إذا كانت هذه الأدوات فعَّالة، ويمكنك أيضاً تحديد أيَّة موارد أو أدوات إضافية قد يحتاج إليها الموظف لأداء عمله بأفضل ما لديه من قدرات.
- الحالة المزاجية: اطلبْ من الموظف أن يوضِّح لك الأمور التي تحفِّزه، وكيف تؤثِّر في عمله اليومي، ومن ثم ناقشْ كيفية التغلُّب على المشكلات من خلال إيجاد عوامل تحفيز إضافية أو مساعدته على العثور على هذه العوامل.
6. تعاوَنْ مع الموظف على إيجاد الحلول:
تعاوَنْ مع الموظف لتحديد المعوقات والمشكلات التي تعترض تحسين الأداء والتي يحتاج الموظف أو يرغب في العمل على حلها، واسألْ الموظف عن المعوقات التي تمثِّل أكبر صعوبة بالنسبة إليه، ومن ثم تعاوَنْ معه على إيجاد الحلول من أجل التغلُّب عليها، ويساعد السماح للموظف بالإسهام في الخطوات العملية على زيادة مشاركته في الكوتشينغ، وكلَّما زادت مشاركته، زاد احتمال تحقيقه للنجاح.
إذا كان الموظَّف - على سبيل المثال - بحاجة إلى تعلُّم أشياء جديدة في مجال البرمجيات أو بعض الحلول، فربما يبحث عن فيديوهات تعليمية أو يسعى إلى التدريب على مشاريع تساعده على إتقان البرنامج، ومثال آخر هو الموظَّف الذي يسعى إلى زيادة مهارته في إدارة الوقت؛ حيث سيجرِّب أدوات مختلفة لإدارة المهام.
7. حدِّد الأهداف الذكية بالتعاون مع الموظف:
بعد تحديد الحلول التي يمكن أن تساعد الموظف على التغلُّب على المعوقات؛ يجب أن تُحدِّد بالتعاون معه بعض الأهداف الذكية، وهي أهداف تتَّصف بما يلي:
- محددة: يجب أن تُحدِّد بوضوح المعوقات التي يُخطِّط الموظف للتغلب عليها، وتساعده على تحديد الخطوات التي سيطبِّقها من أجل تحقيق هذه الغاية.
- قابلة للقياس: حدِّد مؤشرات الأداء الرئيسة (KPIs) التي يمكنك استخدامها مع الموظف لتحديد التقدُّم والنجاح في عملية التغلُّب على المعوقات والصعوبات.
- قابلة للتحقيق: احرصْ على أن تكون التوقعات التي تحدِّدها مع الموظف واقعية من حيث المدة الممنوحة للموظف من أجل تحقيقها وسياق خطوات العمل، وإذا كانت لدى الموظف العديد من الأهداف التي يسعى إلى إنجازها، فضَعْ في حسبانك مساعدة الموظف على التركيز في خطوات أصغر تؤدي إلى تحقيق هذه الأهداف؛ مما يجعل الخطة العملية واقعية بشكل أكبر.
- ذات صلة: احرصْ على أن يستوعب الموظف فائدة هذه الخطوات في مساعدته على تجاوز هذه المعوقات، وكيف سيساعده النجاح في تطبيق هذه الخطوات على تطوير نفسه.
- محددة بجدول زمني: حدِّد موعداً نهائياً لكل واحد من معايير الأداء التي حدَّدتها أنت والموظف، وتعاونْ مع الموظف كي تضمن أنَّ المواعيد النهائية التي تحدِّدانها واقعية.
تساعدك الأهداف الذكية أنت والموظف على تتبُّع ما يحتاج إلى تحقيقه من حيث التوقيت والطريقة التي سيطبِّقها من أجل تحقيق هذه الأهداف، بالإضافة إلى معرفة المعايير التي تحدِّد النجاح.
8. دوِّنْ خطة العمل:
اكتبْ كل جزء من الأهداف الذكية؛ بما في ذلك مؤشرات الأداء الرئيسة والمواعيد النهائية في وثيقة، ويمكن أن يساعد امتلاك نسخة عن هذه الأهداف على تحفيز الموظَّف والحفاظ على تركيزه، ومن الأفضل بالنسبة إلى الموظف الذي يحاول تحسين أدائه جعله يوقِّع ويؤرِّخ الوثيقة كي تصبح وثيقة رسمية تتعلَّق بتحسين الأداء، ويمكنك التوقيع على الوثيقة كي تُظهِرَ أنَّك أنت والموظف تتفهمان وتتفقان على هذه التوقعات.
9. حدِّد موعداً للمتابعة:
حدِّد دائماً موعداً لمراجعة خطة العمل والأهداف الذكية بمجرد أن يبلغ الموظف الموعد النهائي أو بعد أن يبلغه، وتسمح لك المتابعة مع الموظف بمناقشة الخطوات الناجحة، وتلك التي لم تنجح والأهداف التي تم تحقيقها والأهداف التي ما تزال بحاجة إلى بذل المزيد من الجهد، وضَعْ في حسبانك إعداد إجراءات المتابعة عند تحديد المواعيد النهائية لتحقيق الأهداف الذكية وكتابة خطة العمل حيث يتم التخطيط لها بالفعل عندما يبدأ الموظف بالعمل.
ضع في حسبانك - بالنسبة إلى الموظف الذي يعمل على تحسين أدائه - إجراء المتابعة معه بشكل منتظم لتتبع التقدُّم قبل الموعد النهائي والاجتماع الذي يتم من أجل المتابعة، ويمكن أن يساعدك ذلك على تحديد الصعوبات التي يواجهها ومعالجتها بالسرعة القصوى، ويمكن أيضاً استغلال هذه الفرصة للثناء على الموظف بسبب التقدُّم الذي حقَّقه.
10. راجِع الخطة والأهداف:
عندما تجري المتابعة قم بمراجعة مقدار الإنجاز الذي حقَّقَه الموظف في تحقيق الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسة، وإذا حقَّقَ الموظف النجاح في ذلك، فيمكنك أن تسمح له بتحديد أهداف جديدة من أجل تحقيق المزيد من التقدُّم بمفرده، أو يمكنك التعاون معه مجدداً في وضع هذه الأهداف.
ناقشْ مع الموظف - إذا لم يحقِّق التوقعات بشكل كامل فيما يتعلق بالأهداف الذكية وخطة العمل - الصعوبات والمعوقات التي واجهها، ومن ثمَّ راجع الخطة لجعلها أكثر واقعية وقابلية للتحكُّم في المرحلة التالية من الكوتشينغ.
يمكنك استثمار هذا الوقت لتحديد ضرورة تقديم كوتشينغ إضافي، أو لتحديد ما إذا كان من الممكن تقليل عدد المرات التي تحتاج فيها إلى الاجتماع بالموظف، ويمكنك من خلال الحفاظ على علاقة الكوتشينغ ضمان أنَّك وفريقك مثابران على التغيُّر والتحسين المستمر.
نصائح إضافية لتقديم الكوتشينغ للموظفين:
هذه بعض النصائح الإضافية لتحسين الكوتشينغ الذي تقدِّمه للموظفين والنتائج التي تحصل عليها:
1. ضع في حسبانك السماح للموظف بوضع الخطة العملية بنفسه:
جرِّب أن توضِّح للموظف النتائج التي تأمل بالحصول عليها دون أن تفرض عليه الإجراءات الدقيقة لتحقيق هذه النتائج، ويسمح ذلك بجعل الموظف مسؤولاً بشكل كامل عن نجاحه؛ مما يمكن أن يعزِّز إصراره على تحقيق النجاح.
يمكن أن يكون هذا الإجراء أكثر فاعلية مع الموظفين الذين يتلقون الكوتشينغ من أجل التطوير المهني، أو الذين يسعون إلى تحقيق التقدُّم في مجالات غير ملحَّة أو ضرورية للغاية، لكنْ احرص على أن تكون الأهداف والمواعيد النهائية التي يضعونها ذكية.
2. تواصَلْ مع الموظفين خلال العملية لكنْ اترك لهم بعض الحرية:
يجب أن تدرك أنَّ جزءاً من نجاح الخطة يكمن في قدرة الموظف على إنجازها بشكل مستقل، وضَعْ في حسبانك تشجيع الموظف على التواصل معك خارج أوقات المتابعة أو فترات حضور برنامج الكوتشينغ، ويسمح لك هذا بوضع حدود لنفسك وللموظف من أجل إنجاز عملك وعمله.
3. اجعلْ الكوتشينغ ملائماً لقيَم الشركة الأساسية:
راجعْ قيم شركتك ورسالتها الأساسية، وحدِّد الطرائق التي يمكنك من خلالها وضع هذه القيَم موضع التنفيذ؛ على سبيل المثال إذا كانت إحدى قيم شركتك هي الابتكار، فضَعْ في حسبانك تشجيع الموظف على تجربة شيء جديد كجزء من تحقيق هدفه.
4. خصِّص الكوتشينغ بما يلائم كل موظف:
قد تقدِّم الكوتشينغ - كونك مديراً أو قائد فريق - للكثيرين من الموظفين خلال مسيرتك المهنية، فضَعْ في حسبانك تصميم الكوتشينغ وصياغة مؤشرات الأداء الرئيسة والأهداف وعدد المرات التي تكون موجوداً فيها مع الموظف الذي تقدِّم له الكوتشينغ؛ حيث تضمن أنَّ كل موظف يحصل على أقصى فائدة من هذه التجربة.
في الختام:
قد تكون للكوتشينغ في بيئة العمل آثار هائلة في معنويات الموظف؛ من حيث حماسته وثقته بنفسه وزيادة وعيه؛ الأمر الذي ينعكس بلا شك على إنتاجيته، ومن ثم على نجاح الشركة ككل. لا تتردَّد في بذل الجهد وتخصيص الوقت لتقديم أفضل تجربة كوتشينغ للموظف؛ لأنَّ النتائج تستحق ذلك.