عمل كوتشينغ على المدراء وذلك عبر التغيير

تواجه المنظمات اليوم تغيرات سريعة و متزايدة في مجال التكنولوجيا، و متطلبات العملاء، والمحيط التنافسي. و من أجل المحافظة على التطور و النمو والطقس الظروف الاقتصادية المختلفة، وتحقيق نتائج أفضل التنظيمية، يجب أن تخضع الشركات للتغيير.

إنالتعامل مع إدارة التغيير تكون شاقة. وغالباً ما تكون المخاطر كبيرة، ويمكن للتغيير أن يؤثر على أي شيء من هيكل المنظمة إلى مراحل العمل بها، و يؤثر أيضاً على التكنولوجيا و الناس. إن قدرة المحترف على التدريب والتنمية المهنية و تدريبه للمدراء على الاستراتيجيات التي من شأنها أن تنقل الموظفين خلال عملية الانتقال هذه هي واحدة من أكبر العوامل المؤثرة في نجاح التغيير.

قم بالتدريب بهدف عمل الكوتشينغ

كمحترف للتدريب والتطوير المهني، فإنك تلعب دوراً هاماُ قبل وأثناء وبعد مرحلة الانتقال. قم بجدولة اجتماعات مع المدراء المتأثرين للتركيز على استراتيجية التنفيذ وذلك في الأشهر التي تسبق عملية التغيير المخطط لها. تأكد من وصول الرسائل الصحيحة لهؤلاء القادة ذو المرتبة المتوسطة قبل أن تسيطر الشائعات على حياتهم.

وبعد ذلك، خطط لعقد اجتماع مع الموظفين و قم بتوجيه المدراء الذين سوف يقومون بإلقاء رسالة التغيير. اشمل القيادة العليا في الاجتماع  لأن رؤيتهم وتعليقاتهم  والتزامهم بالتغيير من شأنه أن يعزز عزيمة الموظفين ويساعد في تخفيف مقاومتهم

يتطلب اجتماع الموظفين الناجح عملية تحضير. إن دورك كداعم لهذه العملية هو مساعدة المدير بجدول الأعمال ونقاط الحوار الأساسية. قم بتوضيح و استخدام نشاطات تغيير معينة حسب الضرورة خلال الاجتماع.

بعد الاجتماع، أغلق الحلقة مع المدراء عن طريق مناقشة ردود الأفعال، وإعادة النظر في عملية الكوتشينغ، ومناقشة مجالات التحسن. و افسح المجال لجلسات مقابلة شخص لشخص مع الزبائن لتشجيع الأسئلة التابعة للنقاش في بيئة آمنة.

الكوتشينغ للثقة

إنّ عرض سلوكيات الكوتشينغ الأساسية التي تريد من المدراء تقليدها هو جزء هام من معادلة النجاح.  إن التدريب الجيد يؤسس علاقة لبناء الثقة وكسب ميولات و انحيازات الأفراد وذلك عند النجاح بالقيام بذلك بشكل فعال. وفيما يلي نقدم لك الممارسات الهامة التي يجب عليك إتقانها ونقلها للمديرين لتحقيق أهداف التغيير.

الاستماع اليقظ : هو واحد من أهم المهارات في مجموعة أدوات الكوتشينغ.

·       اقض على المشتتات من حولك وحافظ على التركيز عبر عمل الكوتشينغ في إطار ضيق الحدود، ضع هاتفك الخليوي صامتاً، اغلق البريد الإلكتروني واغلق الباب.

·       دوّن الملاحظات واستخدمها لتلخيص نقاط الحوار عند مناقشتكللنتائج و ردود الأفعال.

·       أعط المدير الوقت الكافي لاستكمال أفكاره دون مقاطعته. لأن الناس غالباً ما يقومون بالمشاركة و الحديث أكثر عندما يواجهون صمتاً غريباً. تجنب التخطيط لطريقة ردّك في الوقت الذي يتحدث فيه المدير.

·       قم بعلامات توحي بالاطمئنان مثل القيام بعلامات تشجع الفرد على البدء والإيماءات البطيئة التي تشجع الشخص على مواصلة الحديث. الايماءات السريعة للرأس قد توحي بأن الحديث صحيح، ولكنها أيضا قد تجعل المتحدث يُسرع بإنهاء حديثه من غير قصد.

يجب أن تقول لغة الجسد "أنت في بيئة لن تقوم بالحكم عليك مسبقاً و ترحّب بوجهة نظرك".

·       تصرف بطريقة هادئة و حيادية عن طريق الحد من حركات الجسم و الوجه. تجنب رفع الحاجبين، و الإشاحة بنظرك عن المتحدث، ولا تكثر في استعمال إيماءات اليد و الذراع التي قد تحد و تُشتّت شفافية المحادثة.

·       انحنِ إلى الأمام لتعبر للشخص أنك تريد سماع كل ما يريد قوله.

·       حافظ على التواصل بالعين وقلل من الإغماض أو الطرف بعينيك للحفاظ على تركيزك و تركيز المدير.

الأسئلة الاستكشافية توضح فهمك للموضوع وتعطي الشخص الآخر فرصة ليقول"aha" وجدتها.

• ابدأ الأسئلة مستخدماً  كيف، لماذا، متى، أين، ماذا، من، أي، أو إذا.
• إن عبارة "أخبرني المزيد عن ..." تشجع الحوار المفتوح.
• عندما يكون الوضع مناسباً، أجب على الأسئلة بأسئلة أخرى لتولد مستوى أعمق من التفكير.
• أعد صياغة ما تعتقد أنك سمعته لتوضح فهمك للأمور.
• أنهِ المحادثة بـ "ما رأيك؟"

ردود الأفعال والمتابعات هي فرص لتعزيز أو لتصحيح الأفعال و الإجراءات، فهي تبني نقاط القوة، وتُكسب الفهم.

·         قم بإعطاء ملاحظات دقيقة من خلال القيام بسلوك واضح غير منحاز وخالي من الحكم على شخصية المتحدث.

·         أثنِ على الأمور الصحيحة التي يفعلها المدير.

·         قم بضرب الأمثلة على ما يمكن القيام به للتحسين، لا سيما إذا لم يقدم المدير الحلول.

·         ضع خطة عمل تتضمن جدولاً زمنياً.

تذكر أن الكوتشينغ ليس أن تقول رأيك للمدراء. إنما يجب عليك أن تدفعهم  للكشف عن أفكارهم الخاصة ومناقشة الحلول. إن مشاركتك في عملية الكوتشينغ ستجعل المفاهيم ملموسة أكثر و ستزيد من ثقة المدراء بأنفسهم.

الحديث عن التغيير

إنّ دعم المدير يعني تفهمك لحالته العاطفية والثقة عند النظر في الجوانب الفنية والعملية للتغيير. عندما تتحدث إلى المدير، استخدم المهارات السابقة واستمع للأمور التي يقولها و التي لا يقولها.

على الرغم من أن المدراء يتحدثون الى موظفيهم باستمرار، إلّا أنّ التغيير هو حالة عاطفية بالنسبة لهم أيضاً. ويمكن أن يؤدي الصراع العاطفي إلى المقاومة. أبقِ هذا بحسبانك، و قم باكتشاف مستوى الثقة لدى المدير عن طريق طرح أسئلة مفتوحة مثل:

·         ما هي أفكارك حول هذا التغيير؟

·         كيف تعتقد أن تكون ردّة فعل موظفيك؟

·         ما هي الخطوات التي ستتخذها للتعامل مع موظف حزين؟

·         ما هي الأسئلة التي لديك حول هذا التغيير؟

·         ما هي تجاربك السابقة بالتعامل مع التغيير؟

·         ما هي التحديات التي تتوقعها؟

عليك بالتركيز على مجالين عندما تقوم بعمل الكوتشينغ على مدير حول طريقة التحدث عن التغيير إلى موظف. أولاً، قم بإعداد جدول أعمال يتضمن قائمة من الموضوعات والجداول الزمنية. ينبغي أن يكون المدراء على دراية بكيفية تأثر فرقهم بالتغير الوشيك، بما في ذلك عمليات مختلفة، وعبء العمل الجديد، والتغيرات الهيكلية للتخطيط المكتب، وتنقل و تغيّر الموظفين.

بالإضافة إلى ذلك، فإن التحويلات البرمجية والتحسينات قد تتطلب تدريب للموظفين ليقوموا بعملهم بسرعة. إن وجود جدول أعمال يساعد المدير على البقاء على المسار الصحيح عندما قيامه بالاجتماع، ويقدم للموظفين الرؤية التي يحتاجونها لبدء احتضان و فهم المرحلة الانتقالية.

تعزيز أهمية إدخال و إشراك المديرين الآخرين في اجتماعات الموظفين ، مثل أعضاء فريق مشروع التغيير. لأنهم سيكونون حلفاء رئيسيين في جميع مراحل العملية. ألهم المدراء لتطبيق ومشاركة ممارسات التدريب التي تعلموها مع الآخرين لخلق تجربة إيجابية للجميع.

الاعتبارات الرئيسية

في حين أن هناك العديد من العوامل ليتم أخذها بعين الاعتبار أثناء التغيير التنظيمي، فعلى محترفين التدريب والتطوير المهني تذكّر هذه الأمور الرئيسية الأربعة.

قم بإيصال فكرة التغيير على أنها شيء إيجابي. يستطيع المدراء والموظفون أن يلتقطوا و يلاحظوا لهجتك وتصرفاتك خلال الفترة الانتقالية. ساعدهم على فهم أن التغيير سيدفع المنظمة نحو النمو المستمر.

قم بعمل الكوتشينغ  حتى مستويات مريحة من القبول. اضمن أن المدراء لديهم مهارات الكوتشينغ اللازمة ليكونوا واثقين في عمليات الاتصال الخاصة بهم. وهذه الثقة في الكفاءة ستُترجم إلى موقف إيجابي.

كن مستعدا لمواجهة التحديات. التغيير أمر صعب. وإن التخطيط لما هو غير متوقع يساعدك على احتضان التحديات ومساعدة المدراء في التغلب على العقبات.

استمع وافهم الأمور من مناظير و مستويات مختلفة. استمع إلى ما يقال وما لا يقال. الأشياء الصغيرة على ما يبدو يمكن أن تسبب مقاومة هائلة، وحتى بإمكانها أن تخفي وراءها قضايا كبرى لم يتم مناقشتها.

عند تدريب المدراء حول كيفية عمل الكوتشينغ على الموظفين من خلال التغيير وتطوير مهارات التواصل والتغيير، وتقديم الدعم في جميع مراحل عملية التغيير، فإنك سوف تساعد المنظمة على المضي قدماً و بنجاح نحو بيئة جديدة من شأنها أن تجلب النجاح في عالم الأعمال المستدام

ترجمة آلاء شبلي

تدقيق مالك اللحام