طريقة كتابة عقد الكوتشينغ
بصفتك ربَّ عمل، فأنت تريد حماية نشاطك التجاري والحرص على حصولك على الأموال التي تستحقها؛ بحيث لا تُقاضى فجأةً من قِبل عميل مزعج، وتتأكد بأنَّ عملك آمن؛ لذا سنشارك كيف يمكنك إنشاء اتفاقية كوتشينغ متينة لعملك مع الكوتش القانونية "ليزا فرالي" (Lisa Fraley).
هل أنت كوتش جديد وتريد أن تبدأ عملك بالطريقة الصحيحة؟ إذاً، عقد الكوتشينغ هو ما تحتاجه.
بصفتك ربَّ عمل، فأنت تريد حماية نشاطك التجاري والحرص على حصولك على الأموال التي تستحقها؛ بحيث لا تُقاضى فجأةً من قِبل عميل مزعج، وتتأكد بأنَّ عملك آمن؛ لذا سنشارك كيف يمكنك إنشاء اتفاقية كوتشينغ متينة لعملك مع الكوتش القانونية "ليزا فرالي" (Lisa Fraley).
الخطوات:
- لماذا تحتاج عقداً للكوتشينغ؟
- ماذا يجب أن يتضمن عقد الكوتشينغ الخاص بك؟
- كيف تستخدم عقد الكوتشينغ الخاص بك؟
- كيف تطبِّق عقد الكوتشينغ الخاص بك؟
- ماذا عن المتطلبات القانونية الأخرى؟
لماذا تحتاج عقداً للكوتشينغ؟
هل تتساءل ما هي وظيفة عقد الكوتشينغ؟
أولاً، تُظهِر الأبحاث أنَّ وجود عقد يولِّد الثقة، وستجعل اتفاقياتك القانونية العملاء يثقون بك أكثر، وستحسِّن خدمات الكوتشينغ الخاصة بك.
ثانياً، إذا كان لديك عملاء تلقوا الكوتشينغ، فأنت تعلم أنَّه سيحدث معك بين الحين والآخر ما يأتي:
- وجود عملاء لا يقدِّرونك، ويقطعون تواصلهم معك دون سبب واضح، ثم يلومونك لعدم حصولهم على النتائج المرجوة.
- وجود عملاء يواصلون تغيير المواعيد مع إخبارك بذلك قبل بضع ساعات.
- وجود أشخاص يطالبون باستعادة أموالهم بعد فترة طويلة من انتهاء فترة استرداد الأموال.
حتى لو كانت هذه المواقف نادرةً نوعاً ما، يَظَلُّ من واجبك حماية نفسك منها، وهذا ما يفعله عقد الكوتشينغ.
الاتفاق مع العميل ووضع الحدود
إنَّ عقد الكوتشينغ الفردي هو أول اتفاقية أو وثيقة قانونية يجب أن تمتلكها بصفتك كوتشاً، فإذا كنتَ جاداً بشأن عملك، فيجب أن تمتلك الحماية القانونية منذ البداية؛ حيث يمكنك توفير الوقت والطاقة والكثير من الأمور السلبية من خلال وجود حدود واضحة لعملك.
أنت تحدد شروط الكوتشينغ الخاص بك
يساعدك إنشاء اتفاقية كوتشينغ على تحديد شروط الكوتشينغ الخاص بك؛ حيث تساعدك على تحديد طرائق المكالمات الخاصة بالكوتشينغ، وطرائق الرد على الرسائل، وطرائق التواصل معك، بيد أنَّ المسألة لا تقتصر على إخبار العملاء بما لا يمكنهم فعله؛ إذ توضِّح الاتفاقية الأمور التي يتحدث عنها برنامج الكوتشينغ الخاص بك، فهي تحميك أنت وعميلك.
تقول الكوتش "ليزا": "إنَّ اتفاقية العميل هي عقد مكتوب تستخدمه مع العملاء الفرديين، فهي الوثيقة الأساسية لحماية خدماتك أو برنامجك الفردي التي خصَّصتَ ساعات لتطويرها، كما أنَّها تحمي الدخل الذي تخطط لكسبه.
يمنحك الاتفاق المكتوب مع العميل دعماً قانونياً قوياً؛ ممَّا يساعدك على الشعور بالأمان والثقة، كما تحدد بوضوح سياسات العميل الخاصة بك في مكان واحد حتى لا يضطر العملاء إلى البحث في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم لتذكُّر سياساتك المتعلقة باسترداد الأموال أو المواعيد الفائتة أو حتى الإلغاء، لكي تتجنَّب المتاعب والمواقف المحرجة فيما بعد".
يوضح عقد الكوتشينغ لعملائك ما هي الأمور التي يمكنهم فعلها والتي لا يمكنهم فعلها بالمحتوى والبرنامج، فهو:
- يحمي دخلك.
- يحدد مسؤولياتك.
- يحدد مسؤوليات العميل الخاص بك.
- يحدد شروط الدفع.
- يحدد شروط مكالمات الكوتشينغ الخاصة بك.
وغير ذلك الكثير.
على سبيل المثال: تنظِّم عقود الكوتشينغ عمليات رد المبالغ المدفوعة وتحمُّل التكاليف، ومن النادر نسبياً أن تحصل على طلب استرداد إذا كنتَ تقدِّم خدمات ومنتجات عالية الجودة وتحرص على توضيح الغاية من منتجاتك وخدماتك.
ويحدث هذا الأمر؛ حيث تحصل معظم شركات الكوتشينغ على عدد قليل من طلبات الاسترداد لكل 100 عميل أو ما يقارب ذلك، فإذا ظهر لك شخص ما لا يشعر بالرغبة في الدفع، فأظهر له العقد، وفي مثل هذه الحالات تساعدك العقود، إذا كنتَ تقدم ما تعد به؛ حيث يمكنك أن تضمن أنَّك محمي قانونياً من طلبات استرداد الأموال غير المشروعة.
بالإضافة إلى ذلك، تساعد عقود الكوتشينغ في عمليات رد المبالغ المدفوعة؛ حيث يمكنك استخدام عقدك لتظهر لشركة بطاقات الائتمان ما هي شروطك وأنَّ العميل لا يحترم الاتفاقية، فهذه هي الطريقة التي يساعدك بها العقد على كسب معظم طلبات استرداد المبالغ المدفوعة.
على أيِّ حال، إذا التزمتَ بالجزء الخاص بك من الاتفاقية وقدمتَ خدمات جيدة، فيجب أن تكسب الأموال مقابل ذلك، والعميل الذي يقرأ شروطك ويوافق عليها هو المسؤول عن التصرف وفقاً لتلك الشروط.
المفاهيم الخاطئة الأكثر شيوعاً عن عقود الكوتشينغ
يوجد بعض الأمور التي يُخطِئ الناس في فهمها فيما يتعلق بعقود الكوتشينغ وشروطها، وهي:
1. المحتوى الذي تمتلكه أنت وعملاؤك
من المرجح أن ينص عقدك على أنَّك تمتلك المحتوى الخاص بك، وأنَّ العملاء يمتلكون المحتوى الذي يشاركونه في أثناء برنامج الكوتشينغ، ولكن يوجد استثناء للقاعدة، فقد يذكر العقد الخاص بك أنَّه إذا شارك العميل شهادة ما على موقع "فيسبوك" (Facebook) أو عبر البريد الإلكتروني، فيمكنك استخدامها دون الحاجة إلى السؤال.
2. بنود عدم التشهير
تحتوي معظم عقود الكوتشينغ على بند عدم التشهير، والذي ينص على أنَّه لا يمكن للعميل نشر معلومات خاطئة عن الكوتش، وهذا لا يعني أنَّه لا يمكن للعميل نشر مراجعة صادقة وسيئة في الوقت نفسه، بدلاً من ذلك، يُعَدُّ التشهير بياناً كاذباً يشوِّه سمعة الشخص.
على سبيل المثال: إذا أساء عميل لكوتش ما لأنَّه لا يشعر بالرغبة في الدفع، أو لأنَّ الكوتش ألزمه بالعقد الذي وقَّع عليه، فمن المرجح أن يكون ذلك بمنزلة تشهير، ومن ناحية أخرى، المراجعة في هذه الحالة هي مراجعة لخدمات الكوتشينغ ونتائجها، وهذا البند ليس حكراً على اتفاقيات الكوتشينغ؛ إذ إنَّ معظم اتفاقيات العمل فيها بند مماثل.
3. الشعور بالمسؤولية تجاه العملاء الآخرين
لنفترض أنَّك تدير برنامج كوتشينغ جماعي، أو دورةً تدريبية يتفاعل فيها طلابك ضمن مجموعة خاصة على "فيسبوك" أو أيِّ موقع تواصل آخر، فهل أنت مسؤول عن سلوك عملائك؟
السيناريو المحتمل، هو أنَّ أحد الطلاب قد يسرق فكرة أو محتوى من طالب آخر، وتنص معظم عقود الكوتشينغ على أنَّ الكوتش ليس مسؤولاً عن ذلك؛ لأنَّه لا يوجد سوى تصرفات محدودة يمكن للكوتش القيام بها لمراقبة هذه الحالات، ومع ذلك، لا يشكِّل هذا الأمر مشكلةً في البداية.
ماذا يجب أن يتضمن عقد الكوتشينغ الخاص بك؟
قبل أن تبدأ كسب المال، يجب أن تفكر في تعيين محامٍ لكتابة عقدك وشروط موقعك الإلكتروني، وإذا كنتَ تبدأ تأسيس عمل على الإنترنت، فقد تبحث عن المحامين الذين عملوا مع الشركات الناشئة؛ وذلك لأنَّك تعتقد أنَّهم سيفهمون احتياجاتك بصفتك ربَّ عمل عبر الإنترنت، وينتهي بك الأمر بدفع الكثير من المبالغ دون الاستفادة منهم حتى.
وبعد أن تتعلم المزيد عن المتطلبات القانونية لمجال عملك، تدرك أنَّ عقدك لا يتضمن تلك المتطلبات، على سبيل المثال: قد لا تتضمن شروط موقعك الإلكتروني سياسة ملفات تعريف الارتباط، وهو أمر موحد لبنود وشروط المواقع الإلكترونية، ومن ثمَّ ستحتاج إلى تعيين محامٍ جديد تماماً.
إذاً، يجب أن يكون عقدك مناسباً من أجل عملك، فإذا كنت كوتشاً عبر الإنترنت، فيجب أن تفكر في متطلبات العمل عبر الإنترنت، ومن ناحية أخرى، إذا كنت كوتشاً تعمل دون الإنترنت، فيوجد أمور أخرى تحتاج إلى معالجتها، مثل تحمُّل مسؤولية الحوادث في العمل.
طول عقد الكوتشينغ الخاص بك
كما توضِّح "ليزا"، فإنَّ أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها الكوتشز هو وضع عقد قصير؛ حيث تقول: "كل كوتش له الأحقية في أن يكون شديداً أو متساهلاً كما يرغب، ومع ذلك، فإنَّ بعض أكبر الأخطاء تحدث بسبب وضع عقد قصير جداً ومكون من صفحة إلى صفحتين فقط".
يخاف معظم الكوتشز من إرسال عقد مكون من 4-5 صفحات؛ وذلك لأنَّهم يعتقدون أنَّه طويل وقد يخيف ذلك العميل المحتمل، ومع ذلك، عادةً ما تكون العقود القصيرة مصاغة بطريقة غير واضحة أو غير مكتملة؛ وذلك لأنَّها تفتقد إلى أقسام أساسية وقد يُستعمَل ذلك ضدك.
الطريقة التي يعمل بها هذا الأمر، هي أنَّه إذا لم يُوضَّح أمر ما توضيحاً كتابياً، فمن الصعب إثباته أو الدفاع عنه، ويمكن بسهولة تفسيره ضدك، فأنت تحتاج في الواقع إلى تحديد سياساتك بالتفصيل لتكون واضحةً جداً.
على سبيل المثال: إذا كانت لديك كفالة لاسترداد الأموال لمدة 30 يوماً، فبدلاً من كتابة: "يتوفر عرض لاسترداد الأموال خلال مدة 30 يوماً"، يكون من الواضح والآمن أكثر أن تكتب: "يتوفر لديك 30 يوماً من تاريخ الشراء حتى طلب استرداد الأموال؛ وذلك بإرسال بريد إلكتروني على عنوان البريد الإلكتروني الآتي".
عناصر عقد الكوتشينغ
الأمر الجيد في عقود الكوتشينغ، هو أنَّك تحتاج إلى كتابتها مرةً واحدةً فقط، ثم ترسل هذا العقد الموحَّد بعد أن توقِّع عليه أنت وعميلك، ويتكون عقد الكوتشينغ من الأجزاء الآتية:
● المقدمة
تحدد المقدمة الهدف من عقدك، فأنت من يحدد طرفي العقد؛ وطرفي العقد هما أنت والعملاء.
● توصيف البرنامج
يعطي توصيف البرنامج لمحةً عامةً وواضحةً عن برنامج الكوتشينغ الخاص بك، وما الذي يحتويه؟ وكم مدته؟
● التوقعات والمسؤوليات
في هذا الجزء، تُذكَر مسؤولياتك بصفتك كوتشاً، كما تُذكَر مسؤوليات عميلك.
● الجدولة والتواصل
ما هي سياستك الخاصة للتواصل معك وإعادة الجدولة وتغيير المواعيد؟ في هذا القسم تُحدَّد سياساتك.
● الاستثمار والدفع
في هذا الجزء تُحدَّد أسعار البرنامج، وسياسة الاسترداد، والمشكلات الأخرى المتعلقة بأمور الدفع.
● السرية
يُحدِّد هذا البند المعلومات السرية وغير السرية وما هي الظروف.
● حقوق الملكية الفكرية
في هذا القسم تُحدَّد الطريقة التي يمكن فيها لعملائك استخدام المحتوى الخاص بك.
● المسؤولية الشخصية وإخلاء المسؤولية والتنازل عن المطالبات
هنا تُخبِر العملاء بما يمكنهم توقعه من خدماتك وما لا ينبغي عليهم توقعه، وقد تخبرهم بأنَّك غير قادر على الالتزام بتحقيق نتائج محددة، وأنَّ نصائحك ليست طبية أو مالية أو قانونية.
● شروط أخرى
يحتوي هذا القسم شروطاً مختلفة لا تتناسب مع الأقسام الأخرى، على سبيل المثال: طريقة إنهاء العقود وطريقة حل النزاعات.
نموذج عن عقد كوتشينغ
إذا كنتَ تريد عقداً آمناً يتضمن المواقف كافةً التي قد تواجهها بصفتك كوتشاً عبر الإنترنت، فإنَّنا نوصيك بشراء نماذج عقود للكوتشينغ، وتقدِّم "ليزا" بعض النماذج، والتي كتبَتها للمدربين عبر الإنترنت، وتتضمن كل ما تحتاجه في عملك، ومن ذلك مجموعة الأدوات القانونية لعملائها الفرديين، وجميع العقود القانونية التي تحتاجها، وهي:
- اتفاقية كوتشينغ فردية.
- إخلاء المسؤولية.
- إخلاء مسؤولية الموقع الإلكتروني، وسياسة الخصوصية، والشروط والأحكام.
يمكنك أيضاً استخدام أداة مثل "ليغالزووم" (LegalZoom)؛ وهي شركة تكنولوجيا قانونية عبر الإنترنت تساعد عملائها على إنشاء مستندات قانونية دون الحاجة بالضرورة إلى تعيين محامٍ، أو "روكيت لوير" (RocketLawyer)، ولكنَّ نماذج "ليزا" هي الأفضل؛ وذلك لأنَّها بصفتها محاميةً للكوتشز فهي تتمتع بخبرة كبيرة في مجال الكوتشينغ.
كيف تستخدم عقد الكوتشينغ الخاص بك؟
لقد أصبحتَ الآن تعرف طريقة إعداد عقدك، لكن كيف تستخدمه بالفعل؟
إنَّ الأمر بسيط وآلي تقريباً، فعندما يوافق العميل على العمل معك، سيدفع لك أولاً، وبعد استلام المال، سترسل العقد كما يمكنك إرسال تذكيرات إلى العميل لمراجعة العقد والتوقيع عليه، إذا لزم الأمر.
يوجد أمر هام يجب ملاحظته، وهو أنَّه يجب عليك أن تطلب من العملاء توقيع العقد في أقرب وقت ممكن من الدفع لك؛ وذلك لأنَّهم إذا لم يوافقوا على الشروط الخاصة بك، فسوف يلزمك ذلك بإعادة الأموال لهم؛ لذلك لا تبدأ العمل أبداً قبل توقيع العميل على العقد أو تخاطر بالعمل مجاناً.
كيف تطبق عقد الكوتشينغ الخاص بك؟
في معظم العلاقات مع العملاء، ستكون سعيداً أنت والعملاء بوقتكم معاً، لكن في معظم الأحيان، ستحتاج إلى تطبيق عقدك، تقول "ليزا": "في بعض الأحيان، يشعر الكوتشز الجدد بالمزيد من الارتياب من ذكر وتطبيق حدود واضحة حول المدفوعات والمبالغ المستردة وحالات الإلغاء؛ وذلك لأنَّهم يقلقون من فكرة فقدان العملاء؛ لذلك ينتهي بهم الأمر بالتعامل مع عملاء يتخلَّفون عن الدفع أو يغيرون المواعيد بنسبة تصل إلى 30-35% من الوقت.
ومع ذلك، مع تقدُّم الكوتشز في ممارساتهم، عادةً ما يشعرون براحة أكبر في الحفاظ على حدودهم، وقد يطالبون فقط بالمدفوعات أو الالتزام بتغيير المواعيد بنسبة تصل إلى 10-15% فقط من الوقت، أو أقل من ذلك".
تطبيق عقدك
ماذا سيحدث إذا كان يجب عليك تطبيق عقدك؟ ومتى يجب أن تطبِّقه؟ وما هي الطريقة؟
تقول "ليزا": "يحق للكوتشز تطبيق الاتفاقية الخاصة بهم في أيِّ وقت يتجاوز فيه العميل الحدود، أو لا يلتزم بنهاية اتفاقية العميل؛ بمعنى آخر، كما نقول قانونياً، عندما ينتهك العميل شرطاً من الاتفاق".
يمكن أن يتخذ التطبيق أشكالاً عدة، فقد يكون من خلال الاتصال بالعميل ومناقشة الموقف، أو إرسال بريد إلكتروني يتضمن رفع دعوى قضائية بالفعل إذا كان يوجد مبلغ كبير من المال يُشَك في دفعه ولم يُدفَع.
والخيار الأفضل هو إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني بدلاً من مجرد التحدث عبر الهاتف؛ حيث يكون لديك دليل على أنَّك تواصلتَ مع العميل كتابياً لمحاولة حل الموقف، وإثبات التاريخ الذي أُرسِلَ فيه البريد الإلكتروني".
عملية التطبيق خطوة بخطوة
● الخطوة الأولى
حاول تطبيق عقدك بطريقة ودية، وأرسل بعض رسائل البريد الإلكتروني، وحاول التواصل مع عميلك عبر الهاتف.
● الخطوة الثانية
إذا لم ينجح معك ذلك، فأرسل للعميل إشعار إيقاف نشاط؛ ولهذا السبب، أنت تحتاج إلى مساعدة محام.
● الخطوة الثالثة
الخطوة الأهم هي تطبيق شرط تسوية النزاع، إما عن طريق المحكمة أو من خلال إجراء خاص، وهذه العملية شاملة ويرافقها الكثير من التكاليف؛ لذلك يجب عليك أن ترفع أقل عدد ممكن من القضايا، إذا تطلَّب الأمر أساساً رفعها.
إلى جانب هذه الخطوات، سيكون لديك أيضاً عمليات موحَّدة مطبقة من أجل عمليات رد المبالغ المدفوعة وعدم الدفع.
ماذا عن المتطلبات القانونية الأخرى؟
لقد أصبحتَ الآن تعرف الكثير عن عقود الكوتشينغ، ولكن يوجد بعض الأمور الأخرى التي قد تتساءل عنها لجعل عملك يتوافق مع القانون.
فيما يأتي بعض الأسئلة الأكثر شيوعاً حول ذلك الأمر:
1. هل تحتاج إلى تأمين؟
العقد هو الخطوة الأولى قبل الحصول على التأمين؛ وذلك لأنَّ العقد يضع حدوداً لخدماتك، والخطوة اللاحقة هي الحصول على تأمين، ففي معظم الحالات، أنت لست مطالباً بالحصول على تأمين، ولكن في بعض المجالات لا سيما مجالات الصحة قد تضطر إلى الحصول عليه.
2. كيف سيلبِّي عقدك بعض المتطلبات القانونية؟
ربما سمعتَ عن "اللائحة العامة لحماية البيانات" (GDPR)، أو تشريعات الخصوصية وتشريعات مكافحة البريد العشوائي في "الاتحاد الأوروبي" (EU) و"كندا" (Canada) و"الولايات المتحدة" (US)، وفي الواقع، يرتبط الأمر كله بمعاملة أفراد مجتمعك باحترام.
حاول الحصول على استمارة اشتراك للبريد الإلكتروني الخاص بك، والتي تنص على أنَّه سيُضاف الأشخاص إلى قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك، وزر الاشتراك المزدوج في البريد الإلكتروني الذي يتلقاه الأشخاص عند التسجيل، ولا ترسل رسائل إخبارية إلى الأشخاص الذين لم يسجلوا في قائمة بريدك الإلكتروني.
3. كيف تتعامل مع العملاء الدوليين والمتطلبات القانونية من وجهة نظر قانونية؟
تقول "ليزا": "إذا كنتَ تمتلك عملاء دوليين، فيجب أن تحرص على تسجيل عملك محلياً لإثبات أنَّ عملك قائم في بلدك، ثم يجب أن تتأكد من أنَّ قسم القانون الحاكم في اتفاقية العميل الخاصة بك ينص على أنَّ القانون الذي سيحكم علاقتك الفردية هو قانون بلدك، بالتأكيد، فقد توجد قوانين أخرى دولية أو وطنية أو خاصة بالولاية أو محلية تحتاج إلى اتباعها أيضاً".
هل أنت جاهز لإنشاء عقد الكوتشينغ الخاص بك؟
أنت تعرف الآن سبب احتياجك لعقد كوتشينغ وطريقة إنشائه، والخطوة الآتية هي إعداد الاتفاقية القانونية الخاصة بك، والأسهل والأفضل لك هو إنشاء واحدة بنفسك أو شراء اتفاق جاهز.