الوقت اللازم لتطوير ساعة واحدة من التدريب

إن تصميم التدريب يعتبر فناً من الفنون بقدر ما هو علم. على أية حال، هذا لا يعني بأنهُ يجب أن نتخلى عن المحاولة لاكتشاف كم المدة المستغرقة لتطوير ساعة واحدة من التدريب. ويمكن أن يتم تطبيق المعايير والتدابير العلمية كإجراءات توجيهية أولية. وبوجود بعض أنواع المعايير يصبح من الممكن الحصول على فكرة عامة عن الوقت الذي قد يستغرقه مشروع التدريب. في حين قد يختلف العديد حول استخدام مصطلح " ساعة واحد من التدريب " كعصا قياس وذلك لصعوبة تحديد ما تعنيه ساعة واحدة بالضبط. فهو مصطلح شائع ومحط جذب للمدراء الذين يسعون لتخطيط الموارد. رغم أنها ليست مثالية ولكنها وسيلة للقيام بالمقارنات. وفي كثير من الأحيان عندما يُسأل عن تطوير التدريب ، يتلقى العملاء الداخليين والخارجيين هذهِ الإجابة " إن ذلك يعتمد على الظروف المحيطة" وعلى الرغم من صحّة ذلك إلاّ أن هذه الإجابة لا تساعد في إعداد ميزانية الوقت والموارد.

في حين أنّ ما يرغبه أحدهم كإجابة لهذا السؤال هو رقم حقيقي عن المدة المستغرقة لتطوير ساعة واحدة من التدريب. أو على أقل تقدير قد يرغبون بالحصول على مجموعة من الأرقام بحيث تصبح بعض أنواع التخطيط قابلة للإنجاز.

نعرض هنا نتائج الاستطلاع الذي قمنا به كمحاولة أولية لمقاربة أرقام موثوقة لاستخدامها بتقدير العمل القائم بالاعتماد على طريقة التسليم وتعقيدات التفاعل. كما قمنا بإعادة النظر أيضاً في العوامل الرئيسية التي بمقدورها أن تسبب التأخير وتساهم بتلك الإجابة الشهيرة " إن ذلك يعتمد على الظروف المحيطة ".

لأجراء الدراسة قمنا بالتواصل مع نظرائنا في هذا المجال لجمع المعطيات وحصلنا على سبعةٍ وأربعين من المستطلعين, حيث ان 83 % منهم حاصلين على إجازة في مجال تكنولوجيا التعليم والتصميم. نقاط أخرى للملاحظة:

·        غالبية المستطلعين (بنسبة 61%) مارسوا كلأ من دور المصمم والمطور في مهام عملهم.

·        غالبية المعطيات (بنسبة 75%) التي تعامل بها المستطلعون كانت أولية بمعنى أنها جاءت من خبراء مختصين أو من الأبحاث خاصتهم.

·        الطريقتان المهيمنتان لتقدير ساعات التطوير كانت عبارة عن تخمينات بناءً على مشاريع مشابهة (بنسبة 36 %) وعلى استخدام المتغيرات (بنسبة 31 %) مثل الخبرة والعمل المتعلق بالمشروع والعوامل البيئية وهكذا دواليك.

·        تألفت غالبية المستطلعين من العملاء الداخليين ( بنسبة 41 % ) والباعة ( بنسبة 39 %). واختتمت الثلاثة بالاستشاريين المستقلين (بنسبة 11 %).

·        لوحظ أيضاً العديد من مجالات العمل ويمكن مراجعة التفصيل في الجدول المبين أدناه.

 النتائج

غطت الركيزة الأساسية للدراسة أدوات التنمية المتنوعة ومستويات التفاعل بناءً على نموذج ADDIE . لم تشمل الدراسة توقعات الوقت لإجراء التقييم الموجز بل التقويمي فقط. قامت إحدى مجموعات الأسئلة بدراسة استخدام النماذج في التنمية.

وأشارَ الاستطلاع بأن كلاً من Microsoft Word  و  PowerPointكانا البرامج الاكثر شهرة في استخدام التنمية حيث اُستُخدِما بنسبة ( 71.7 % ) من مجموع المستطلعون لتطوير التعليم. ويليهم في الصف " أدوبي فلاش Adobe Flash" بنسبة ( 56.5 % ) و " كابتيفيت Captivate" بنسبة ( 50 % ) كبرامج رائدة في مجال تطوير البرمجيات حيث حصلت الادوات المعتمدة على  نظم ادارة التعليمLMS  على نسبة (26.1 % ) . وأدوات أخرى مثل Articulate بنسبة ( 19.6 % ) و Lectora بنسبة (15.2 %) و WebEx Presentation Studio بنسبة (19.9 % ). على الرغم أنهم ليسوا بشهرة سابقيهم لكن حازوا على عدد من المستطلعين.

ويشير الجدول أدناه إلى الأرقام من استطلاع الرأي الأخير خاصتنا و إلى الأرقام من استطلاع الرأي والمعطيات التي تم جمعها عام 2003 . قدم المستطلعون أرقاماً حول الأساليب التي استخدموها فقط. ومن المثير للاهتمام أن نلاحظ أن الوقت المقدر في ستة مجالات قد ازداد حقاً. ملاحظة: يتم إدراج بعض الإجابات على انها  " ليس متاحاً " في عام 2003 لأنها كانت أسئلة جديدة في ذلك العام.

 العوامل التي تؤثر في الوقت اللازم للتطوير :

لماذا ازدادت بعض الأوقات ولماذا تستغرق وقتاً طويلاً لتطوير التعليم في المقام الأول ؟ ( ونقصد بالتطوير هنا عملية ADDIE ). وهذا يقودنا لسؤالنا التالي حيث أين بمقدورنا أن نكون دون عملائنا ودون كيانات نظام الادار ؟ والجواب انه من الواضح انه يجب علينا تطوير تعليمات في زمن اقل بكثير. فهذهِ ليست الآن محاولة لسحق كيانات نظم الادرة الخاصة بالزبائن " فتحنُ نحبهم ". ومع ذلك كانت هناك بعض التوجهات الواضحة في الردود النوعية التي تُشير إلى ثلاث قضايا رئيسية تؤثر بالوقتالمستغرق لتطوير التعليم والتي تنبثق من العميل وهي: نطاق العمل و التكنولوجيا ووقت المراجعة.

ولوحظ في التعليقات النوعية أن مديري مشاريع العملاء، وكيانات انظمة الادارة والمنظمات الاخرى لم يكن لديهم فهم راسخ بشأن حاجاتهم الخاصة. وهذا يمكن أن يكون سبباً رئيسياً في إضاعة الوقت. كما تسبب التطلعات لِما سيبدو عليه المشروع كمنتج نهائي ببعض التأخير إضافة إلى الرغبة لإضافة محتوى إضافي في اللحظات الأخيرة. وضمن نطاق العمل كانت هناك عوامل فرعية ، مثل : 

·        عدم فهم المرء لمسؤوليته تجاه المشروع. كعدم توافر الوقت الكافي لمراجعة العمل و انعدام كيان وفريق نظام الادارة و وانعدام توفر المواد في الوقت المناسب.

·        التغيرات التنظيمية. تؤثر التغييرات إما على موارد المشروع أو على كامل المشروع.

·        تعارض التكنولوجيا أو عدم الإلمام بها. لوحظ عدة مرات أن تكنولوجيا العملاء كانت متعارضة وكان هناك منحى تعليمي لاستخدام الأدوات الحديثة. وبدرجة أقل ذُكِرَ أيضاً أن خواص البرمجيات قامت بالتأثير على وقت التطوير.

لذلك كانت واحدة من طرق تخفيض الوقت الكلي لتطوير ساعة واحد من التدريب هي بضبط طريقة التفاعل مع العميل. كمان ان إيجاد الطرق لمساعدة العملاء للعمل بفاعلية أكبر وفهم تكنولوجيا التعلم يساعد على تقليل الوقت الاجمالي المُستثمر.

الحد من العوامل : 

لا نريد أن نترك هذا المقال معلقاً على السمات السلبية في تطوير ساعة واحد من التدريب. لذلك هنا بعض الطرق للحد من بعض هذهِ العوامل لتقليص الوقت. قم بمحاولة دمج عدد قليل من نخبة هذهِ الأنشطة في مشروعك القادم بل ومن الأفضل النظر في إقامتهم بالشكل الصحيح في العملية الحالية لتسريع المشروع:

·        قم بإجراء اجتماع تعريفي لفريق نظام الادارة و للأشخاص ذوو العلاقة في المنظمة. خلال الوقت الذي تبدأ به المشروع وتناقش به الأدوار والمسؤوليات. قم بتضمين بعض الاوراق والتي سيأخذونها معهم لتعزيز النقاط الاساسية والتي تمت مناقشتها خلال الاجتماع. على سبيل المثال، تزويد فريق نظام الادارة بوصف عن مسؤولياتهم وما يبدو عليه ذلك من منظور زمني ( كم من الساعات يجب أن يجتمعوا سويةً ) والذي بمقدوره أن يُتيح لهم تحديد الأولويات بشكل أفضل وتخصيص وقتهم لصالح المشروع جنباً إلى جنب مع كامل التزاماتهم الأُخرى.

·        قم بالتواصل والتواصل ثمَّ التواصل . قد لا نرغب بالقيام بذلك، ولكن المزيد من التواصل فعّال لإبقاء الاشخاص المعنيين بالمشروع على إطلاع ودراية بشؤونه. مزيداً من التواصل يمكن أن يكون ذو تأثير نافع لتذكير الأفراد بمهامهم المرتقبة والمراحل الهامة. قم بمساعدة فريق نظام الادارة والعملاء بتحديد الأولويات من خلال تواصلك المستمر وتذكيرهم بمواعيد انجاز الاعمال.

·        كُن على استعداد لتنفيذ أي تغير إداري. في حال تم إعادة هيكلة مؤسسة العميل، فهم ربما يتعاملون مع عمليات إدارة التغير الداخلية. قم بإنشاء وتنفيذ عملية إدارة التغيير الخاصة بمثل هذهِ الأنواع من الوقائع لضمان عدم فقدان المشروع لركيزته. على سبيل المثال، إذا كنت تفقد اثنان من فريق نظام الادارة وتكسب اثنين آخرين، فهل قمتَ بتطوير عملية إدارة التغير لتضمن بأن المغادرين خارج الخدمة قد قاموا بتسليم ما عليهم من التزامات وبأن لديك كل ما تحتاجهُ منهم لتجهيز القادمون الجُدد؟